ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen is de specialist in zorg voor jong en oud in de regio Zeeuws-Vlaanderen en daarbuiten. ZorgSaam biedt ziekenhuiszorg, ambulancezorg, thuiszorg en ouderenzorg. Met deze verschillende onderdelen zijn ze in staat om naadloos op elkaar aansluitende zorg te bieden.
Samenwerking
ZorgSaam en Archive-IT werken al geruime tijd samen. Zo heeft Archive-IT in het verleden al enkele digitaliseringsopdrachten uitgevoerd voor ZorgSaam en staan er een groot aantal dossiers extern opgeslagen in het pand van Archive-IT in Reuver. Een recent uitgevoerde opdracht is bijvoorbeeld de digitalisering van de 65.000 dossiers uit 2018-2019. Daarnaast werkt ZorgSaam met de softwareoplossing van Archive-IT: de Virtual Archive. Met deze applicatie beheren en raadplegen zij alle dossiers. Ook kunnen ze hiermee eenvoudig dossiers digitaal aanvragen die bij Archive-IT worden opgeslagen.
Veilige archiefopslag
ZorgSaam en Archive-IT zijn op dit moment bezig met uithalen van het archief dat is opgeslagen in de VIBO-kelder van ZorgSaam. Dit archief bestaat uit 106.000 medische dossiers van verschillende afdelingen. Ron de Pré, Teamleider Gastenservice, vertelt: “De voornaamste reden om te kiezen voor het uitbesteden van ons archief was het ruimtegebrek waar we mee kampten. We wilden zoveel mogelijk oud archief uit het ziekenhuis weghalen en waren daarom op zoek naar een externe partij voor de opslag van de dossiers. Bij het maken van deze keuze speelden zowel veiligheid als beheer van het archief een grote rol. Het pand van Archive-IT voldoet aan alle veiligheidsnormen en was daarmee de perfecte keuze!”
Opslag op dossierniveau
ZorgSaam heeft gekozen voor de opslag op dossierniveau. Hier worden de dossiers op individueel niveau opgeslagen en wordt elk dossier voorzien van een label. Ron vertelt: “Het verschilt per afdeling hoeveel de dossiers in de toekomst nog nodig zullen zijn. Sommige afdelingen zullen de dossiers vaker gebruiken dan andere afdelingen, dit is van tevoren lastig te bepalen. Het is daarom erg handig dat we gebruik kunnen maken van Scanning on Demand. Zo hebben we een dossier altijd binnen 1,5 uur voorhanden.”
Archive-IT
Ron vertelt verder: ”De samenwerking met Archive-IT bevalt heel goed. Als ik ergens vragen over heb dan word ik direct geholpen en worden mijn twijfels snel weggenomen. Wat ik vooral een erg sterk punt van Archive-IT vind, is hoe ze het logistieke proces hebben geregeld. Van het uithalen tot het vervoeren: alles wordt met veel precisie uitgevoerd! Hier ben ik erg van onder de indruk.”
Archive-IT bedankt ZorgSaam voor het vertrouwen!