Maasziekenhuis Pantein te Boxmeer stelt haar patiënten centraal. In haar nieuwe visie op zorg staan professionaliteit en gastvrijheid als topprioriteit. Op 22 april 2011 verhuisde Maasziekenhuis Pantein naar haar nieuwe locatie aan de Dokter Kopstraat. Op de nieuwe locatie werd geen medisch archief meer ingericht en dat betekent dat alle dossiers digitaal toegankelijk moesten worden en iedereen vanaf die datum digitaal ging werken.
Voorselectie
Mignon Vloet (Projectleider digitalisering) vertelt: “Het proces naar een goede partner in digitaliseren was lastig. We hebben eerst een gedegen voorselectie gedaan. Vijf potentiële partners bleven over. Bij de tweede ronde mochten twee partners, waaronder Archive-IT, een demo geven. De demo heeft doen besluiten om te kiezen voor Archive-IT.” Henk van Duren (Coördinator CMA): zegt: “We vonden het heel fijn dat we bij Archive-IT één gesprekspartner hebben voor alle logistieke handelingen. Daarnaast heeft Archive-IT ons veel en goed advies gegeven. Het helpt echt om iemand met gedegen kennis er bij te hebben. Als derde doorslaggevende punt vonden de assistenten en de artsen het gebruik van de Virtual File enorm handig en dat bracht heel veel draagvlak.”
Dynamisch, Semi-statisch en Statisch
Met ruim 303.000 dossiers, onderverdeeld in dynamisch, semi-statisch en statisch archief werden poli voor poli in rap tempo overgebracht naar Archive-IT. Het dynamische gedeelte met ongeveer 122.000 dossiers van de jaargangen 2008 tot nu werden meteen in bulk gescand en digitaal teruggeleverd via de beveiligde internetverbinding. Het semi-statische gedeelte werd bij Archive-IT in het extern archief gehangen en kan via Scanning on Demand aangevraagd worden via de JIM software. “Binnen anderhalf uur, maar vaak al veel eerder, wordt het dossier digitaal beschikbaar gesteld via de Virtual File”, zegt Henk van Duren. Het stuk archief met de jaargang 2001 en later werd op pallets opgeslagen. Dat vinden we zo fijn, Archive-IT heeft alles in huis!, vertelt Mignon Vloet.
Verwerking
Het Maasziekenhuis Pantein gebruikt Ezis met een JIM plugin, zodat alle historie toegankelijk is in het EPD. Op dit moment wordt er ongeveer 75% van het EPD gebruikt en wordt in de oude dossiers bijgescand. Vanaf 4 juli 2011 vindt de uitrol van het verdere EPD plaats en wordt het gescande materiaal van Archive-IT steeds meer als historie gebruikt. Twee archief medewerkers bij Maasziekenhuis Pantein scannen elke dag centraal bij. Henk van Duren “We lopen 4 à 5x per dag langs de verschillende afdelingen en poli’s om scan materiaal op te halen. Elke afdeling wordt zeker 2x per dag afgegaan. Op deze manier kunnen we alle dossiers bijhouden. En het fijne is dat het digitale dossier dezelfde indeling heeft als het papieren dossier.
Het nieuwe werken
“Een andere manier van werken is noodzakelijk, vertelt Jacqueline Verberkt (Ontwikkelaar EZIS), maar deze nieuwe manier van werken is veel efficiënter. Bij Orthopedie worden de assistentes nu heel anders ingezet. Met veel minder mankracht zijn ze nu in staat de spreekuren voor te bereiden en te ondersteunen. Dit staat niet in verhouding tot de tijd die ze eerst kwijt waren met het opzoeken van dossiers. De patiënt centraal. Dat is voor Maasziekenhuis Pantein geen loze kreet. Op de nieuwe manier van werken kunnen we dit ook echt waarmaken.”