Tijdens het vitalisatieproces is het mogelijk om data-extractie toe te passen. Dit houdt in dat specifieke gegevens uit digitale documenten worden gehaald om uw gegevens te verrijken. Deze specifieke gegevens worden vervolgens als metadata aan het document meegegeven. Op deze manier haalt u meer informatie uit uw documenten, die u vervolgens kunt gebruiken voor uw retentiebeleid, interne processen en wetgeving.
Data-extractie
Het proces
Data-extractie wordt toegepast op het moment van digitalisering, maar kan ook worden toegepast op reeds digitale documenten. Een ervaren consultant van Archive-IT bekijkt samen met u welke gegevens u wilt extraheren. Vaak is dit een datum of een specifieke titel. Het documenttype en de te extraheren gegevens worden in overleg gedefinieerd. De software wordt vervolgens getraind om deze documenttypes te herkennen en de benoemde data te extraheren. Zo kunt u de metadata verrijken. Bijvoorbeeld: een arbeidsovereenkomst is gedefinieerd als documenttype. U wilt de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst als datum aan het bestand toevoegen, zodat u er een retentiebeleid op kunt toepassen. Met onze data-extractie technologie haalt Archive-IT de genoemde datum uit de tekst van het document en koppelt deze als een metadataveld aan het individuele document.
Voordelen van data-extractie
- Meer waarde aan digitale documenten.
- Mogelijkheid tot uitgebreide analyses.
- Een basis leggen voor uw retentiebeleid.
- Zoeken wordt vereenvoudigd.
Digitaal archief
Als u kiest voor data-extractie, is het belangrijk om na te denken over wat er nadien met de documenten gebeurt. Worden ze opgeslagen in een digitaal archiefsysteem? Ondersteunt uw digitaal archief het structureren van metadata en kan daar dan ook automatisch naar gehandeld worden?
Archive-IT gaat graag met u in gesprek over data-extractie en uw digitaal archief!
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Onze klanten
