Digitale documenten kunnen geclassificeerd worden. Dat betekent dat documenten automatisch worden toegewezen aan een documenttype. Door met classificatie te werken kunt u van ongestructureerde data transformeren naar gestructureerde informatie. Zo krijgen de digitale bestanden de juiste bestandsnaam en kunnen ze vervolgens in een correcte categorie geplaatst worden. Inzichtelijk én geavanceerd!
Classificatie
Wanneer classificeren?
Classificatie kan zowel toegepast worden op digitaliseringsprojecten of op documenten die al aan de bron digitaal zijn. We komen dit veelvuldig tegen bij personeelsdossiers, waarbij de indeling van het digitale dossier niet gelijk staat aan de indeling van het oude papieren dossier. Door classificatie toe te passen tijdens de digitaliseringsslag wordt de historie opnieuw ingedeeld, volledig conform de nieuwe digitale indeling. Een ander voorbeeld zijn bouwdossiers. Met classificatie worden de bouwdossiers gecategoriseerd conform de verschillende documenttypen. Denk aan tekeningen, bouwplannen, correspondentie en ga zo maar door.
Het proces
Bij classificatie zal een ervaren adviseur samen met u naar de documenttypes en de indeling kijken. Het proces is grofweg te onderscheiden in onderstaande stappen:
- Inventarisatie aantal en soorten documenttypes.
- Softwaretraining & inrichting van de herkennen documenttypen.
- Trainingsdag op locatie van Archive-IT met een proefproject.
- Bijsturen en aanvullen van de trainingsgegevens.
- Het bulkproject wordt volledig geclassificeerd.
- Eventuele uitvallers worden handmatig achteraf geclassificeerd.
Voordelen classificatie
Het voordeel van classificatie is dat u eenvoudig categorieën in uw documenten aanbrengt. Dit komt ten goede van het overzicht, sluit beter aan bij uw huidige werkwijze en vereenvoudigt het zoeken. Omdat documenten op documentniveau geclassificeerd worden, is het ook mogelijk om individuele bewaartermijnen aan een specifiek document te koppelen.
Archive-IT wisselt graag met u van gedachten over het classificeren van uw digitale documenten!
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Onze klanten
