Digitaal werken in het onderwijs is voor een groot deel omarmd. Toch komen we nog veel papieren dossiers uit het verleden tegen en zijn er verschillende informatiestromen binnen deze sector te onderscheiden. Denk aan personeelsdossiers, leerling dossiers, cijfers, diploma's en bijvoorbeeld administratie dossiers. Al deze bronnen van informatie zorgen er vaak voor dat er geen centraal overzicht is, bestanden moeilijk te vinden en te delen zijn en er inefficiëntie ontstaat. Ook is het houden aan wet- en regelgeving als het gaat om bewaartermijnen en transparantie voor veel onderwijsinstellingen een uitdaging.
Onderwijs
Wat uw onderwijsinstelling wil bereiken:
- Documenten die vanuit meerdere locaties benaderbaar zijn.
- Geen onnodige zoektijd meer naar het juiste document.
- Bewaartermijnen conform wet- en regelgeving automatisch beheren.
- Geen papier meer binnen uw organisatie door digitalisering.
- Uitgebreide logging als het gaat om informatiebeveiliging.
- Eenvoudig kunnen delen van documenten, met personen binnen én buiten uw organisatie.
- Op correcte wijze autorisaties en rechten kunnen instellen.
Digitaliseren
Wij raden u aan om de personeels- en leerling dossiers die nog onderdeel uitmaken van uw huidige werkprocessen, te digitaliseren. Een adviseur van Archive-IT kijkt samen met u welke manier van digitalisering het beste bij uw situatie past. Archive-IT heeft veel ervaring in de onderwijsbranche als het om digitaliseren gaat, wij kunnen u helpen met de indeling, de metadata en nog veel meer.
Voordelen digitaal dossier
- Eén document kan door meerdere mensen tegelijk geraadpleegd worden.
- Alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
- Documenten zijn altijd toegankelijk, waar u ook bent.
- Snel zoeken en vinden door het toekennen van kenmerken.
- Met een geautomatiseerd retentiebeleid bewaart u alleen wat nodig is.
- Makkelijk delen met interne én externe personen.
- Documenten zijn veilig opgeslagen volgens AVG-richtlijnen.
- Waardevolle ruimte in uw organisatie komt vrij.
Integraties
Heeft u nog papieren personeelsdossiers binnen uw onderwijsinstelling? Dan is het raadzaam om deze te laten digitaliseren rechtstreeks in uw HR-systeem. Archive-IT heeft bijvoorbeeld koppelingen met AFAS en Visma | Raet, waarbij de gedigitaliseerde bestanden rechtstreeks in uw eigen applicatie onder de juiste medewerker geïmporteerd worden. Werkt u met een ander pakket? Geen probleem. Archive-IT zorgt ervoor dat het op correcte wijze wordt aangeleverd, zodat het in bulk geïmporteerd kan worden.
Digitaal archiveren
Bij leerlingdossiers of andere documenten, zien we vaak dat de huidige applicaties niet voldoende geschikt zijn om over documenten/dossiers heen te zoeken, of om de juiste bewaartermijnen aan de juiste documenttypes te koppelen. Daarom heeft Archive-IT software ontwikkeld, waar dit eenvoudig en conform wet- en regelgeving ingericht kan worden. Door metadata toe te kennen aan individuele documenten, kunt u dossier/document overstijgend zoeken. Op zoek naar dat ene diploma? Binnen enkele muisklikken staat het tot uw beschikking. Nieuwsgierig naar deze technologie? Hier vertellen we er meer over!
Fysiek archiveren
Voor dossiers die weinig tot niet geraadpleegd worden, biedt fysiek archiveren de oplossing. Denk bijvoorbeeld aan dossiers van medewerkers uit dienst, of documenten van leerlingen die de school al geruime tijd verlaten hebben. Ook financiële documenten vanuit de administratie zijn nog veelvuldig op papier aanwezig. Vaak moeten deze documenten nog aan een bewaartermijn voldoen en maken ze geen onderdeel meer uit van de huidige werkprocessen. Heeft u onverwacht toch nog een document nodig? Vraag deze dan aan via onze Scanning on Demand service. U ontvangt het dossier dan fysiek of digitaal terug, afhankelijk van uw behoefte.
Referentie
"Zo hebben ze laten zien hoe het transport binnen komt en hoe dossiers klaargemaakt worden voor scanning. Toen wij de deskundigheid van Archive-IT zagen wisten we meteen dat het hier wel goed zat!”
,
"De werkwijze van Archive-IT sprak mij met meeste aan en daarnaast zijn jullie gevestigd in Limburg, wat voor ons een prettig en vertrouwd gevoel gaf."
Klantcase
Kindante wilde graag dat alle gegevens van een medewerker op één centrale plek teruggevonden konden worden. Lees verder welke passende oplossing Archive-IT hiervoor heeft aangeboden.
Onze klanten
