Basalt is een van de grootste revalidatiecentra van Nederland en gevestigd op tien locaties in Zuid-Holland. Basalt bestaat uit een fusie van Sophia Revalidatie en het Rijnlands Revalidatie Centrum. Basalt ging verhuizen naar een nieuwe locatie waar geen ruimte meer was voor het archief. Toen in 2012-2013 het R-EPD (Revalidatie-Elektronisch Patiënten Dossier) in beeld kwam, was dat een mooi moment om te kiezen voor een gefaseerde overstap naar een digitaal dossier. Archive-IT spreekt met Bianca Holtman, Project Manager bij Basalt.
Geen archiefruimte meer
Bianca Holtman vertelt over de aanvang van het project: “Basalt zocht een partner om de enorme berg papieren dossiers, vooral de medische dossiers, te digitaliseren. Eén van de redenen hiervoor was het feit dat er in het nieuwe pand geen ruimte meer was voor het archief. Maar belangrijker nog was de ambitie om een papierloze, efficiënte werkomgeving te faciliteren. Archive-IT was de juiste partner voor ons om dit traject met uit te voeren! Archive-IT biedt een totaal oplossing; van het opslaan van statische dossiers tot het registreren en opvragen van semi-statische dossiers met Scanning on Demand. Daarnaast digitaliseren ze ook de actuele dossiers in bulk, die allemaal toegankelijk zijn via de Archive-IT Virtual Archive! Een complete oplossing en veel kennis van de Revalidatiebranche.”
Papierloos werken op de nieuwe locatie
“Doordat we overgingen op het R-EPD gingen we al papierloos werken op onze nieuwe locatie. Een koppeling tussen onze papieren dossiers via de Archive-IT Virtual Archive en ons R-EPD zorgde voor de juiste combinatie”, vertelt Bianca Holtman. “Deze koppeling van Archive-IT maakt het mogelijk om te werken vanuit één werkomgeving. Het programma went snel, want het is erg intuïtief. Maar het belangrijkst is dat de artsen en behandelaren hun dossier terug krijgen. Niet in papieren vorm, maar wel digitaal.” Basalt heeft er voor gekozen om de artsen en medische secretaresses toegang te geven tot de software. Voor hen is het een verrijking dat een dossier altijd voorhanden en compleet is. De overstap ging soepel, met een doordacht plan van aanpak.
Terugblik
Basalt is nu een aantal jaren verder en kijkt terug op een succesvol project . “We hebben veel ervaring opgedaan met het R-EPD in combinatie met de Archive-IT Virtual Archive. We zijn erg tevreden met de stappen die er tot nu toe gezet zijn. Op deze manier is Basalt klaar voor de toekomst!”