Bij Via Jeugd kunnen jongeren en jongvolwassenen terecht voor jeugdbescherming, jeugdhulpverlening, behandeling en onderwijs. Met 250 medewerkers zorgen zij er dagelijks voor dat jongeren die iets strafbaars hebben gedaan of daarvan verdacht worden of ernstige gedragsproblemen hebben intensief worden behandeld.
De P&O-afdeling van Via Jeugd heeft contact gezocht met Archive-IT om haar digitale ambities waar te kunnen maken. Ze wilden niet langer met papieren dossiers werken, omdat zij van mening zijn dat dit veel efficiënter en veiliger kan. Rick Gerritsen, personeelsfunctionaris bij Via Jeugd, heeft het traject onder zijn hoede genomen en is zeer tevreden met de nieuwe digitale situatie.
Vertrouwen in samenwerking
“Inmiddels is onze digitale personeelsomgeving in Raet volledig ingericht. Om ervoor te zorgen dat er maar één waarheid is en we niet op allerlei informatie-eilanden werkzaam zijn, vonden wij dat we één omgeving moesten creëren met alle personeelsinformatie”, aldus Rick Gerritsen. “Als je met een digitaal personeelsdossier start en je hebt alle historische informatie nog op papier, levert dat alleen maar inefficiëntie op. We zijn op aanraden van AAG, onze partner voor de implementatie van de Raet-oplossing, met Archive-IT in contact gekomen. Door de goede ervaringen, de uitleg en het aanbod van Archive-IT, gaf ons dit vertrouwen om met ze in zee te gaan.”
Rechtsgeldig
De papieren dossiers zijn na digitalisering niet vernietigd en worden nog in fysieke vorm door Via Jeugd bewaard. Alle officiële documenten, zoals een arbeidsovereenkomst, bewaart Via Jeugd in het geval er ooit een situatie ontstaat waarbij alleen het originele, papieren document als rechtsgeldig wordt geacht.
Transparant – anno 2017
Rick Gerritsen verteld verder: “Vanaf februari 2017 krijgen alle collega’s binnen Via Jeugd toegang tot hun eigen digitale personeelsdossier. Op die manier zijn we een transparante organisatie, die inzicht geeft in de informatie waar de medewerker recht op heeft. Veilige toegang op de momenten dat een medewerker daar behoefte aan heeft. Dát is voor ons belangrijk.”
In samenwerking met AAG en Archive-IT heeft Via Jeugd deze professionaliseringsslag naar tevredenheid kunnen maken. Via Jeugd is een vooruitstrevende organisatie met een hoog kwaliteitsniveau en dit project draagt daar weer een steentje aan bij.