Stichting Epilepsie Instellingen Nederland (SEIN), is een expertisecentrum voor epilepsie en slaapgeneeskunde. SEIN is dagelijks bezig met het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen met epilepsie en slaapstoornissen. Hiervoor zetten zo’n 1400 medewerkers zich in voor optimale zorg. Daarvoor beschikt SEIN over dertien poliklinieken, twee klinieken, drie slaap-waakcentra, drie woonlocaties, dagbesteding en een school voor speciaal onderwijs.
Wij hebben gesproken met Rosemary van Beljouw (Hoofd Ambulante Zorg), Tamara Vossen en Jacqueline Merks (beide Medische Registratie). Zij delen graag hun ervaringen over de jarenlange samenwerking tussen SEIN en Archive-IT.
Jarenlang trouwe klant van Archive-IT
“Wij waren destijds klant van Jalema, het toenmalige zusterbedrijf van Archive-IT. Dat is inmiddels al meer dan 20 jaar geleden. Wij maakten toen gebruik van mappen waar patiëntdocumenten in gearchiveerd werden. Op een gegeven moment was er te weinig opslagcapaciteit binnen SEIN en hebben wij de polikliniekdossiers van uitgeschreven patiënten fysiek laten opslaan bij Jalema, bij terugkomst van de patiënt werden deze fysiek weer opgevraagd. Uiteindelijk hebben wij ervoor gekozen om de fysieke documenten te vervangen door een digitale oplossing. Archive-IT heeft deze digitaliseringsslag samen met ons gerealiseerd. De digitale documenten raadplegen we in het systeem van Archive-IT: de Virtual Archive. Daarnaast hebben we er ook voor gekozen om een gedeelte van de dossiers fysiek op te slaan in de archiefpanden bij Archive-IT, zoals opslag op pallet niveau maar ook opslag op dossierniveau. Hierdoor is er bij ons ruimte vrijgemaakt en kunnen we de veiligheid beter waarborgen.”
Van papier naar digitaal
“Het was niet eenvoudig om de stap van papier naar digitaal te maken. Echter, heeft het geen enkel probleem opgeleverd. De digitale dossiers kunnen via de Virtual Archive heel gemakkelijk worden bekeken. Je kijkt naar de dossiers die niet gedigitaliseerd zijn, maar opgeslagen zijn in papieren vorm bij Archive-IT. Het aanvragen van zulke dossiers is met een paar muisklikken gebeurd! Via de Scanning on Demand service, kiezen wij er meestal voor om een dossier binnen 36 uur te laten leveren. Soms is er spoed bij, dan hebben we het vaak al binnen 1,5 uur! Deze werkwijze functioneert goed; als een geoliede machine. Alles wordt altijd op tijd geleverd en we hoeven er nooit naar te vragen.”
Kwaliteit service
“De kwaliteit van de service is iets wat Archive-IT voor ons kenmerkt. Informatie nodig over een factuur? Andere vragen? Wij worden altijd snel en uitgebreid geholpen. Daarnaast is de nauwkeurigheid waarmee gewerkt wordt een reden dat we Archive-IT aanbevelen. We weten gewoon dat het goed komt en dat is een prettige basis voor een samenwerking. Al met al zijn wij zeer tevreden!”