Thebe Holding is een grote zorg- en dienstverleningsorganisatie voor alle inwoners van Midden- en West-Brabant. Ze biedt een breed dienstenpakket voor jong en oud aan: van kraamzorg, jeugdgezondheidszorg, thuiszorg en voeding- en dieetadvisering tot zorg in woonzorgcentra. Thebe begon als thuiszorginstituut en heeft veel fusies achter de rug. Met allerlei gevolgen voor de beschikbaarheid en toegankelijkheid van patiënteninformatie. Vanwege te weinig opslagruimte en dringende behoefte aan professionalisering van het archief ging Thebe Verpleging & Verzorging op zoek naar een oplossing.
Archive-IT toonde zich bij de voorbereiding van de offerte al meteen een professionele partner die van wanten weet. Dat wekte veel vertrouwen. De goede offerte deed Thebe V&V vervolgens overtuigd besluiten om het medisch dossier aan Archive-IT uit te besteden.
Waarheen met de medische dossiers?
De opslag van medische dossiers werd steeds moeilijker, mede vanwege het beleid om ook “het verleden” niet weg te gooien. In de beperkte ruimte die beschikbaar was, werd het steeds lastiger om de informatie terug te vinden. Op de beurs Zorg & ICT in 2011 presenteerde Archive-IT het concept Papierloos werken vanaf dag één. Directeur Casper Jacobs streefde al langer naar een werkomgeving die in hoge mate papierloos zou zijn. Hij maakte kennis en zag een oplossing voor zijn probleem: nu al te weinig archiefruimte en straks nog minder vierkante meters, aangezien een complete vleugel zal worden afgebroken. Hij dacht in Archive-IT een professionele partner gevonden te hebben.
Papierloos
Na de kennismaking met Archive-IT op de beurs Zorg & ICT werd rechterhand Harrie Slangen (beleidsmedewerker) uitgebreid geïnformeerd over de Archive-IT producten (volledig digitaliseren, scanning on demand en palletopslag), de manier van werken die bij deze producten hoort en de daaraan gekoppelde prijzen. Slangen: “In de voorbereiding van de offerte werd al snel duidelijk dat toen jullie de dossiers zagen, je precies wist wat je aantrof en wat er moest gebeuren om tot een goede offerte te komen. Dat toonde professionaliteit. Op basis van de offerte hebben wij de keuze gemaakt om inderdaad gebruik te gaan maken van deze oplossing. Vervolgens is er een implementatieplan gemaakt. Er is heel wat contact geweest. Wij hebben bewust voor de carnavalsvakantie gekozen voor de fysieke transitie. Twee medewerkers van Archive-IT en studenten werden ingeschakeld bij de invoering, met alles wat daar bij kwam kijken. Ik was uitermate tevreden over de implementatie. De overgang is soepel verlopen. Ik spreek namens de hele organisatie als ik zeg dat wij een tevreden Archive-IT klant zijn. Dat eerste gesprekken met Thebe Tilburg hebben plaatsgevonden, bevestigt dit alleen maar!”