ONS Onderwijsbureau verzorgt administratieve ondersteuning, management informatie en advies voor meer dan 50 schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Zo worden er voor al deze scholen circa 6500 verloningen gedaan per maand. Door jarenlange kennis en expertise kunnen ze al deze scholen maar al te goed ondersteunen in de secundaire processen.
Waarom digitaliseren en extern opslaan?
René Kerstgens, Directeur bij ONS Onderwijsbureau, licht toe: “Wij hebben ervoor gekozen om de documenten van actieve personeelsleden te digitaliseren en de documenten van de niet meer actieve personeelsleden op te slaan bij Archive-IT. Voor de opslag hebben we voor de dienst opslag op dossierniveau gekozen. De belangrijkste redenen om dit te doen is om zoveel mogelijk digitaal te kunnen werken en het afbreukrisico van fysieke dossiers op locatie. Een andere reden waarom we hiervoor gekozen hebben is om het ruimtegebrek aan te pakken. Wij merkten dat het opslaan van alle dossiers veel ruimte in beslag nam. Bovendien kunnen we met de digitalisering nog beter aan de AVG-wetgeving voldoen. Nu bijna alles gedigitaliseerd is, kunnen alle personeelsleden veel makkelijker bij de gewenste gegevens over hun dossier.”
Importeren in AFAS
De personeelsdossiers zijn na het inscannen geïntegreerd binnen de AFAS–systemen. René vertelt: “Omdat wij voor al onze klanten de personeelsdossiers hebben laten digitaliseren en iedere klant zijn eigen AFAS-omgeving heeft, moest er ook voor iedere klant in een aparte omgeving geïmporteerd worden. Het komt ook voor dat personeelsleden bij meerdere besturen werkzaam zijn en een en hetzelfde dossier in meerdere AFAS-omgevingen diende te komen. Dit hield in dat we voor een grote uitdaging stonden. Zo moesten er ongeveer 50 AFAS–omgevingen gevuld worden met de juiste dossiers van de betreffende medewerkers. Door goede communicatie met Archive-IT en de juiste technische ondersteuning is dit allemaal prima verlopen.“
Afhandeling van de dossiers
Na digitalisering biedt Archive-IT een aantal opties: retourneren naar de klant, opslag bij Archive-IT of vertrouwelijke vernietiging. Voor die laatste optie heeft ONS Onderwijsbureau dan ook gekozen. René licht toe: “Wij hebben ervoor gekozen om de ingescande dossiers te laten vernietigen door Archive-IT. Dit zal gebeuren acht weken nadat alles ingescand is. We laten de dossiers vernietigen omdat deze allemaal in het AFAS-systeem zijn terug te vinden en volgens de juiste procedures en certificeringen zijn gedigitaliseerd. Hierdoor hebben de fysieke dossiers geen toegevoegde waarde meer.”
Bedrijfsbezoek
René is voorafgaand aan het project met een paar collega’s een kijkje komen nemen bij Archive-IT. Hier hebben zij vooral meegekeken bij de processen. René vertelt: “We zijn uitgenodigd om te komen kijken naar de processen binnen Archive-IT. Zo hebben ze laten zien hoe het transport binnenkomt en hoe dossiers klaargemaakt worden voor scanning. Toen wij de deskundigheid van Archive-IT zagen wisten we meteen dat dat het hier wel goed zat!”
Wij bedanken ONS Onderwijsbureau voor het vertrouwen en de prettige samenwerking tijdens dit digitaliseringstraject.