Jaarlijks ontstaan er voor miljoenen euro’s aan schade door water. Afgelopen zomer zijn er grote overstromingen geweest in België. Dit zorgde voor veel waterschade. Naast kromgetrokken vloeren, schimmel op de muur en voor altijd verpeste meubels bij woningen, heeft het notariaat ook blijvende schade. In het notariaat worden er nog steeds papieren aktes opgesteld. Ook bestaan er nog altijd grote papieren archieven die door notarissen in hun eigen pand bewaard worden. Dit brengt vele risico's met zich mee; niet alleen waterschade. Externe archiefopslag biedt de oplossing om uw archief extern op te slaan om elke vorm van schade te voorkomen. Archive-IT helpt u graag verder!
Risico’s van papier
Het intern opslaan van uw papieren archieven binnen uw notariskantoor kan leiden tot verschillende vormen van schade. Denk aan waterschade, diefstal, inbraak, brand en het verliezen van data. Waterschade heeft grote gevolgen voor de kwaliteit van papier. Inkt kan uitlopen en verbleken en het papier kan opzwellen en vervormen. Daarnaast vormt vochtig papier een gunstige bodem voor een snelle ontwikkeling van micro-organismen, zoals schimmels. Als er brand ontstaat hoeven we u ook niet uit te leggen wat dit voor het papier betekent. Maar daarnaast merken we ook dat de veiligheid van documenten intern niet altijd geborgd is. Documenten raken kwijt en het zorgt voor inefficiëntie. Ook kunnen bij een inbraak papieren documenten eenvoudig meegenomen worden. Risico's die u niet wilt nemen, gezien de privacygevoeligheid van deze documenten en de waarde die notariële stukken hebben.
Extern opslaan
Veel advocatenkantoren of notarissen beschikken nog over een groot deel oud archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt. Dit neemt veel ruimte in beslag, die vaak ingezet kan worden voor andere doeleinden. Het uitbesteden van uw archief is de oplossing. Archive-IT biedt drie vormen van fysieke archiefopslag aan, namelijk: pallet opslag, individuele opslag en geconditioneerde opslag. Onze opslagruimtes beschikken over optimale beveiliging, waardoor uw archief veilig staat opgeslagen. Veiligheid staat hoog in ons vaandel. Enkele voorbeelden hiervan zijn: onze ISO-certificaten, cameraobservatiesystemen en een krachtige blusgasinstallatie. Hierdoor worden de eerdergenoemde risico's voorkomen, krijgt u ruimte vrij in uw organisatie en optimaliseert u de toekomstbestendigheid van uw waardevolle archiefstukken.
Klant die u voorging
Veel juridische dossiers hebben verplichte bewaartermijnen en daarom leidt dit vaak tot overvolle archieven. Notariskantoor Olivier Waterkeyn, gevestigd in Waterloo te België, herkende deze problematiek en ging in gesprek met Archive-IT. Het notariskantoor heeft ervoor gekozen om deel van hun archief extern op te slaan. “Deze oplossing voldoet perfect aan onze eisen: er is weer ruimte in ons kantoor ontstaan en we hebben de zekerheid dat we onze dossiers, indien nodig, binnen korte tijd in elektronische of fysieke vorm voorhanden hebben.”, vertelde Isabelle de Stefani, notaris bij Olivier Waterkeyn. Meer weten? Lees hier de gehele referentie!
Het extern opslaan van uw archief kent vele voordelen. Niet alleen bespaart u kostbare ruimte, ook zijn onze opslagruimtes voorzien van optimale beveiliging. Wilt u meer weten over één van onze opslagmogelijkheden? Neem dan hier vrijblijvend contact op!