Van papier naar digitaal
De dames vertellen: “Het is niet meer van deze tijd dat je alles op papier hebt, het is hartstikke kwetsbaar, veel gevoeliger voor fouten en je moet rekening houden met de AVG. Bij digitaal werken kunnen de medewerkers te allen tijde hun eigen stukken inzien. Dat is wat Archive-IT voor ons heeft gerealiseerd door alle gescande dossiers over te zetten naar AFAS InSite. Alle medewerkers hebben toegang tot hun eigen personeelsdossier. Nu zitten ze gewoon thuis op de bank op de tablet te kijken wat er allemaal gebeurd is in de jaren dat ze hier werken. We ontvangen al positieve reacties!”
Positief verrast
De keuze voor Archive-IT was makkelijk: “We hebben goede verhalen en ervaringen over Archive-IT gehoord. Na het eerste kennismakingsgesprek waren we helemaal om, het was een fijn gesprek en we waren positief verrast door de betrokkenheid. Voor ons was het vooral van belang dat het zorgvuldig uitgevoerd werd. Daarnaast heeft het extra geholpen dat de opdracht snel uitgevoerd kon worden en dat Archive-IT een bewezen koppeling met AFAS heeft”.
“Nu zitten de medewerkers thuis op de bank op de tablet te kijken wat er allemaal gebeurd is in de jaren dat ze hier werken.”
Goede begeleiding
Bij het transport van de dossiers komt veel kijken. De medewerkers van Mytylschool Gabriël waren erg tevreden over het proces. Lilian vertelt: “Het ophalen van de dossiers verliep vlekkeloos. Ik ben erbij geweest toen de dossiers werden ingeladen en de auto vervolgens verzegeld werd, dat gaf een vertrouwd gevoel. Toen de dossiers bij Archive-IT waren, is er communicatie over en weer geweest over hoe het dossier er digitaal uit komt te zien. Hier kwam meer bij kijken dan wij van te voren hadden gedacht, wel logisch achteraf gezien. Hier hadden wij geen rekening mee gehouden, maar gelukkig heeft Archive-IT gerichte vragen gesteld om te zorgen dat al onze wensen werden meegenomen in het digitale dossier. Het contact verliep prettig, korte lijnen en er werd écht met ons meegedacht, dat lag helemaal in lijn met de verwachtingen die wij hadden. Archive-IT blinkt echt uit in het persoonlijk contact en de professionele uitstraling van het digitale dossier.”