Probleemstelling
ONS Onderwijsbureau had te maken met gebrek aan ruimte. De ruimte waar het archief zich bevond, stond op een a-locatie. Een ruime die veel beter ingezet kon worden, bijvoorbeeld voor extra werkplekken. In het papieren archief hingen personeelsdossiers van 50 klanten van ONS Onderwijsbureau. Daarnaast voldeden de dossiers niet aan de AVG-wetgeving. Vanuit de klant was er de wens om iedere medewerker te allen tijde toegang te geven tot zijn/haar dossier, om de transparantie te verhogen. Dat is alleen mogelijk met een digitaal dossier.
Oplossing
De combinatie van digitalisering en fysieke opslag was dé geschikte oplossing voor ONS Onderwijsbureau. De dossiers van medewerkers die op dat moment in dienst waren, werden gedigitaliseerd en rechtstreeks geïmporteerd in de AFAS-omgevingen van hun klanten. Ook waren er nog veel papieren dossiers van medewerkers die reeds uit dienst waren, maar waarvan het dossier wel nog bewaard dient te blijven conform de wet. Deze dossiers zijn opgeslagen in het beveiligde archief van Archive-IT. Als een dossier nodig is, wordt dit via Scanning on Demand aangeleverd. Het dossier wordt dan per post teruggestuurd óf gedigitaliseerd, waarna deze dezelfde dag nog digitaal geraadpleegd kan worden. Tijdens het archiveren en digitaliseren zijn de dossiers AVG-proof gemaakt. Dat betekent dat alleen bewaard blijft wat nodig is.
Resultaat
- De vrijgekomen ruimte is voor andere doeleinden ingezet.
- De personeelsdossiers zijn overal en altijd beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers.
- HR-dossiers zijn nu opgeslagen conform AVG.
- Veel tijdswinst door het juiste dossier binnen enkele muisklikken boven water te hebben.