In januari 2019 is Archive-IT gestart met het digitaliseren van milieuvergunningen- en bodemdossiers bij de gemeente Peel en Maas. Door de dossiers te digitaliseren worden de werkprocessen verbeterd en versneld. Uniek bij deze opdracht is dat een medewerker van Archive-IT de dossiers op locatie scanklaar maakt, waarna ze worden gedigitaliseerd.
Efficiënter werken
De gemeente Peel en Maas is ontstaan uit een fusie van de vroegere gemeenten Helden, Kessel, Meijel en Maasbree. De gemeente wil de digitale dienstverlening voor de interne medewerkers verbeteren en daarom hebben ze ervoor gekozen om te beginnen met het digitaliseren van hun dossiers. De dienstverlening van Archive-IT bleek toen het beste aan te sluiten bij wensen van de gemeente Peel en Maas. Toos Wilms, Archivaris bij gemeente Peel en Maas, vertelt: “De dienstverlening bij de gemeente is geheel digitaal ingericht en papier past hier totaal niet meer bij. Daarnaast is een digitaal dossier veel sneller boven water dan een papieren dossier en is het bovendien een heel stuk veiliger.”
Opschonen op locatie
Eljesa Muzlijaj, medewerkster Services van Archive-IT, verzorgt de opschoning van de dossiers bij de gemeente in Panningen. Eljesa vertelt hoe dit in zijn werk gaat: “Ik ben op dit moment bezig met het opschonen van de dossiers Milieuvoorzieningen. Deze dossiers bevatten veel verschillende documenten, met allemaal verschillende lay-outs. Het is daarom belangrijk dat ze inhoudelijk goed worden doorgenomen voordat ze kunnen worden ingedeeld onder de juiste tabbladen. Vervolgens wordt er een pakketje gemaakt van alle documenten en wordt dit pakketje gekoppeld aan de bijbehorende beschikkingsdatum. Wanneer je dan later de digitale versie opent, kun je in één oogopslag zien welke documenten bij elkaar horen.”
Zorgvuldigheid
Op het moment dat alle dossiers gedigitaliseerd zijn, worden ze in principe nog drie jaar opgeslagen bij Archive-IT, in de opslag op palletniveau. Toos Wilms: “In deze periode gaan we kijken of er nog onduidelijkheden zijn en of alles soepel verloopt met betrekking tot het digitale archief. Wanneer dit zo blijkt te zijn maken we een verklaring van vernietiging en wordt alles vertrouwelijk vernietigd. Zo weten we zeker dat we een goed en betrouwbaar archief hebben.”
Fijne samenwerking
Inmiddels werken de gemeente Peel en Maas en Archive-IT al meer dan een half jaar samen. Toos Wilms vertelt hierover: “De samenwerking met zowel Eljesa als Archive-IT verloopt heel goed. Eljesa loopt inmiddels als volwaardig collega rond bij de gemeente en we zijn zeer positief over het werk dat ze tot nu toe heeft geleverd. Daarnaast is de manier waarop we samen met Archive-IT de verwerking van de opdracht hebben besproken ook fijn verlopen. We hebben de opdracht in kleine delen opgedeeld en per deel gekeken hoe we dit nu precies konden gaan aanpakken.”
Gemeente Peel en Maas heeft veel digitale ambities en dit stukje inhoudelijke opschoning en digitalisering van het archief draagt hieraan bij. Deze werkzaamheden zullen nog een hele tijd voortduren, dus op naar een fijne, langdurige samenwerking!