Om uw fysieke én digitale dossiers te beheren, wordt onze eigen ontwikkelde software ingezet. De Virtual Archive is een centraal archief voor al uw documenten. Kiest u voor fysiek archiveren bij Archive-IT? Dan kunt u met één druk op de knop uw dossier aanvragen via Scanning on Demand. Bekijk het digitale dossier vervolgens via de Virtual Archive. Ook als u met digitale dossiers werkt (of een combinatie), kunt u deze eenvoudig beheren, raadplegen en bewerken met de veilige applicatie.
Dossierbeheer
Waarom de Virtual Archive?
De Virtual Archive is ontwikkeld om inzicht te geven in alle informatiestromen binnen uw organisatie. Organisaties kampen steeds vaker met de problemen dat papier maar op één plek tegelijk kan zijn of dat er lang gezocht moet worden naar het juiste document. Dit komt de efficiëntie van het werk niet ten goede. Met de Virtual Archive worden deze problemen verholpen en kunt u altijd en overal uw documenten snel en eenvoudig raadplegen. Daarnaast zijn de rechten en autorisaties van de gebruikers eenvoudig in te stellen zodat medewerkers alleen toegang hebben tot de documenten waarvoor de juiste rechten zijn toegekend.
SaaS of On Premises
Wij bieden de Virtual Archive aan als SaaS of On Premise. De SaaS-oplossing is een veilige keuze doordat wij voldoen aan de hoogst haalbare veiligheidsnormen. Liever uw gegevens lokaal opslaan? Hiervoor is de Virtual Archive On Premise ontwikkeld. De data wordt op uw eigen server beheerd in plaats van hosting door ons datacenter. Voor de gebruiker verandert er niets. Hij/zij logt in via de webbrowser en heeft toegang tot datgene waar hij/zij rechten toe heeft.
Logistiek
De Virtual Archive is niet alleen geschikt voor uw digitale informatiestromen. De kracht van dit dossierbeheersysteem is dat het zowel de fysieke- als de digitale wereld ondersteunt. Vaak zien we dat er binnen een organisatie zowel papieren- als digitale dossiers bestaan. De Virtual Archive brengt deze twee werelden samen.
Het is mogelijk om uw eigen papieren archief te registreren en te beheren in de Virtual Archive. Komt er een aanvraag voor een dossier vanuit de organisatie? Dan kunnen de archiefmedewerkers via de applicatie exact zien waar zich het dossier in de organisatie bevindt. Vervolgens kan dit ofwel fysiek aan de collega worden afgeleverd, ofwel gedigitaliseerd worden en geraadpleegd worden in de Virtual Archive. De dossiers krijgen een status mee als ze zijn uitgeleend, waardoor de archiefmedewerkers altijd grip houden op waar zich welke informatie bevindt.
Alle handelingen en acties worden geregistreerd en gelogd. Een hoge leverbetrouwbaarheid en een zorgvuldig proces zijn het gevolg.
- Ondersteuning logistieke proces
- Beheer interne en externe archieven
- Koppeling met afspraken van agenda's
Functionaliteiten
- Inzicht in alle informatiestromen. Zowel fysiek als digitaal.
- Uw dossier bij Archive-IT archiveren? Vraag het vervolgens digitaal aan via onze Scanning on Demand service.
- Uw benodigde dossier eenvoudig te vinden via het zoekveld.
- Gemakkelijk en veilig toegang tot de gedigitaliseerde dossiers.
- Documenten zijn altijd toegankelijk, waar u ook bent.
- Een dossier kan geraadpleegd worden door meerdere gebruikers.
- Zeer uitgebreide rechten- en autorisatiestructuur.
- Two-factorverificatie in te stellen.
- Documenten gebruiksvriendelijk raadplegen via de Dossier Viewer.
- Vergaande logging van alle handelingen op een dossier.
- Versiehistorie.
Eenvoudig, veilig en efficiënt
Werkt u reeds met een eigen systeem? Wij kunnen heel eenvoudig een integratie realiseren. Het grote voordeel hiervan is dat uw medewerkers met het vertrouwde systeem blijven werken. Hebben ze een dossier nodig dat in de Virtual Archive is gearchiveerd? Door middel van een knop in uw huidige systeem wordt een uitstapje gemaakt naar de Virtual Archive.
Wat daarnaast prettig werken is, is dat u niet iedere keer opnieuw hoeft in te loggen. Door gebruik te maken van Single Sign On, komt u direct bij het juiste dossier uit. Verder wordt uw hoofdsysteem niet vertraagd door de grote hoeveelheid data, dit wordt immers opgeslagen in de Virtual Archive!
Snel, eenvoudig en veilig toegang creëren tot uw fysieke en digitale informatiestromen? Vindt uw dossier binnen één muisklik en voeg eenvoudig nieuwe, digitale informatie toe. De Virtual Archive realiseert het!
Een aantal kenmerken:
- Betaling voor het feitelijke gebruik.
- Besparingen door centrale updates.
- Tijdwinst door wegvallen onderhoud en upgrades.
- Enorme mobiliteit: altijd en overal gegevens kunnen ophalen en bewerken.
Vraag de demo aan!
Vraag de geheel vrijblijvende demo aan via het contactformulier.
Preview Virtual Archive demo
Referentie
"De kwaliteit van de service is iets wat Archive-IT voor ons kenmerkt. Informatie nodig over een factuur? Andere vragen? Wij worden altijd snel en uitgebreid geholpen."
Rosemary van Beljouw
| Hoofd Ambulante Zorg,
“Ik kan het iedere organisatie aanbevelen om met de Virtual Archive te werken als het gaat om het beheren van (digitale) dossiers. Niet alleen het systeem is aan te bevelen, maar ook Archive-IT als organisatie. Als ik hulp nodig heb, kan ik altijd bellen en word ik vriendelijk geholpen. Ook het meedenken met ons vind ik super! Professionaliteit en klantvriendelijkheid zijn bij Archive-IT aan de orde van de dag.”
Caroline van Laar
| Coördinator,
“Grote voordelen van de Virtual Archive zijn onder andere dat het beheer niet meer in eigen handen ligt, updates eenvoudig automatisch kunnen worden uitgevoerd en we natuurlijk op iedere locatie en op ieder moment bij onze informatie kunnen.”
Onze klanten
