De berg aan digitale data wordt in iedere organisatie alsmaar groter en groter. Hierdoor verliest men het overzicht en kan er niet voldaan worden aan de juiste wet- en regelgeving. Er is vaak een grote verscheidenheid aan ‘plekken’ om data digitaal te archiveren. Een gedeelte staat bijvoorbeeld in het CRM systeem en in het ERP pakket, waar andere informatie via Outlook, SharePoint of andere systemen wordt verkregen. Ook worden er nog veelvuldig documenten lokaal op een schijf opgeslagen. Doordat documenten niet de juiste kenmerken meekregen, is het zoeken, vinden én conform een juist retentiebeleid bewaren een grote uitdaging voor vele organisaties. Het overzicht is zoek en de betrouwbaarheid laat te wensen over. Start daarom met een digitaal archief.
Digital compliancy
AIR
AIR staat voor Assured Integration of Records en wordt ingezet als een overkoepelend systeem om orde te scheppen in de digitale chaos. Digitale documenten dienen aan veel zaken te voldoen, die vastgelegd moeten worden in een digitaal archief. AIR biedt alle functionaliteiten om dit gebruiksvriendelijk, toepasbaar en volledig conform compliance en governance vast te leggen. Met AIR benutten we de kracht metadata om te classificeren, navigeren, zoeken én vinden.
Functionaliteiten
Een greep uit de functionaliteiten die AIR u te bieden heeft:
- Digitale archivering en beheer, op documentniveau.
- Metadatagestuurd.
- Het opzetten van een archief om documenttypes te kenmerken.
- Het automatisch instellen van een uitgebreid en gedetailleerd retentiebeleid.
- Records Management.
- Tal van integratiemogelijkheden met externe systemen.
- Documenten uit alle bronnen uploaden.
- Iedere gebruiker kan via een eigen perspectief documenten bekijken en raadplegen.
- Workflowmanagement.
- Contractmanagement.
- Eenvoudig delen van documenten, ook met personen buiten uw organisatie.
- Uitgebreide rechten en autorisatiestructuur mogelijk.
- Beveiligingsregels op documentniveau in te stellen.
Offloaden van data
Een digitaal archief met afgesloten documenten is één. Een andere toepassing van AIR is tevens dat het bestaande systemen ontlast. Omdat data, in welke vorm en in welk systeem dan ook, exponentieel groeit, lopen primaire systeem vol. Met performance issues en onnodige frustraties tot gevolg. Het offloaden van data biedt ruimte. Archive-IT zorgt ervoor dat bepaalde afgesloten data uit het primaire systeem gehaald wordt om het vervolgens te importeren in AIR.
Hiermee bereikt u:
- Het primaire systeem, dat dagelijks benodigd is, stijgt in performance door minder data.
- U kunt direct een retentiebeleid doorvoeren voor afgesloten documenten, zo bewaart u niets langer dan nodig is.
- Door een slimmere inzet van opslagcapaciteit, kan kostenbesparing een gevolg zijn.
ISO 16175:2020
De norm ISO 16175 biedt principes en functionele eisen voor software om digitale informatie te creëren en te beheren in kantooromgevingen, die internationaal zijn afgesproken in de International Council on Archives (ICA).
Hierdoor is AIR geschikt om volledig conform de eisen die de Archiefwet stelt digitaal te archiveren. Een belangrijk gegeven voor overheidsinstellingen die aan deze regelgeving moeten voldoen. Ook is dit een mooie bevestiging dat de veiligheid en authenticiteit van documenten in ons digitale archief volledig geborgd is.
Het proces
We starten met het inventariseren van de behoefte. Waar liggen de pijnpunten en op welke manier kan AIR een oplossing bieden. Ook vindt er tijdens de kennismaking een korte demopresentatie plaats. Na een op maat gemaakt voorstel en verdiepende, uitgebreide demo, is de keuze aan u. Kiest u voor digitaal archiveren met Archive-IT? Dan start het onderstaande proces.
- Definiëren documenttypen & bijbehorende metadata
- Conceptinrichting AIR
- Proof of concept
- Implementatie en definitieve inrichting
Whitepaper bewaartermijnen
In het archiefplan stellen we vast welke typen documenten er allemaal in uw organisatie bevinden en welke bewaartermijn hierbij hoort. Op het moment dat er vervolgens een nieuw document wordt geüpload in AIR onder een specifiek documenttype, krijgt dit document direct de juiste bewaartermijn mee. Meer weten over bewaartermijnen? Download dan onze whitepaper!
Demo aanvragen
Vraag de geheel vrijblijvende demo aan via het contactformulier.
Onze klanten
