Veel organisaties worden gelukkig steeds efficiënter en meer digitaal ingericht. Toch is nog niet iedereen volledig overgestapt naar de digitale wereld. De technologieën die tegenwoordig beschikbaar zijn worden (nog) lang niet optimaal ingezet. Veel documenten zijn misschien al digitaal, maar stiekem zwermt er in veel bedrijven nog erg veel papier rond. Heeft dat te maken met mogelijk hoge investeringen en angst voor de veiligheid van informatie? Of bent u bang om uw papieren dossiers definitief te vernietigen?
Volledig digitaal werken?
Papier is decennialang hét communicatiemiddel geweest. Inmiddels hebben veel bedrijven en organisaties het digitaal werken deels omarmd. Er valt echter nog winst te halen als het gaat om digitaal werken. Onbewust is er nog genoeg papier op de werkvloer aanwezig, wat zorgt voor een hybride situatie. Er bestaat een angst om hetgeen wat nog op papier staat te digitaliseren en daarna het papier te laten vernietigen. Sommige mensen vinden het gevoel van papier nog steeds fijn, het tastbare van de informatie en daadwerkelijk iets vasthouden. De hybride situatie leidt tot een lagere efficiëntie, een slechtere toegankelijkheid van informatie en een minder goede veiligheid.
Dat wilt u natuurlijk ook niet. We kunnen in dit digitale tijdperk niet meer zonder technologie. Dus waarom zouden we hier niet volop gebruik van maken en dit in ons voordeel laten werken? Als u toch al deels digitaal werkt, waarom dan niet volledig? Denk hierbij aan de zoektijd naar informatie die enorm gereduceerd wordt en informatie die eenvoudig gedeeld en bewerkt kan worden. Heeft een oud-medewerker bijvoorbeeld een dossier nodig voor zijn/haar pensioen? Als dit dossier digitaal is, kunt u deze documenten voor een afgebakende periode klaarzetten. Ideaal toch?
De voordelen van papier ook digitaal
Als we bovenstaande feiten op een rijtje zetten, is de ideaalsituatie een volledig digitale oplossing die de voordelen van papier behoudt. Een mens werkt het liefste intuïtief. En ingewikkelde ICT-oplossingen zijn daar helaas meestal niet op gebouwd. Archive-IT, specialist in digitale archivering van privacygevoelige dossiers, is deze uitdaging aangegaan. Wij hebben een oplossing ontwikkeld waarmee u ook op digitale devices kunt werken zoals u dat met papier gewend bent. Dat betekent onder andere dat u kunt bladeren door uw digitale dossier, maar ook kunt arceren, vergelijken, bookmarks plaatsen en notities toevoegen. De voordelen die u ervaart bij papier, ervaart u ook digitaal en dat allemaal inclusief alle andere digitale voordelen!
Veiligheid
Veiligheid is een aspect dat altijd in acht gehouden moet worden. Zeker ook in de digitale wereld. Verstuurt u informatie via e-mail of andere toepassingen? Dan moet u er wel op kunnen vertrouwen dat dit veilige verbindingen zijn en dat alle procedures rondom digitale veiligheid strikt gehanteerd worden. Archive-IT bewijst dat de veiligheid van informatie gewaarborgd is, door haar ISO27001 certificaat: dé norm voor informatiebeveiliging! Verder is Archive-IT ook AVG-compliant en heeft het een NEN7510 certificaat.
We kunnen er niet meer om heen. We zullen het digitale tijdperk volledig moeten omarmen en dit in ons voordeel moeten laten werken. Maar juist op zo’n manier dat het huidige werkwijzen ondersteunt. Wilt u meer weten over hoe u volledig digitaal kan werken? Onze adviseurs helpen u graag verder!
