Nederlands
Français
 | 
Waar bent u naar op zoek?

Hoewel digitaal werken in veel organisaties wordt toegepast, zijn papieren archieven nog steeds geen verleden tijd. Ondanks dat het papier vaak in de weg staat en leidt tot inefficiëntie, blijft het altijd een overweging om het ofwel intern te archiveren, dan wel te kiezen voor externe archiefopslag. Om deze overweging op een gedegen manier te maken, zoomen wij in op de voor- en nadelen.

Uw archief zelf beheren

Vaak wordt er gedacht; ‘ik heb toch intern ruimte vrij, dan kan ik het prima inzetten voor mijn documenten'. Het is uiteraard een voordeel dat alles snel binnen handbereik is en het in uw eigen beheer blijft, zodat u er zelf de controle over kunt houden. Hierdoor lijkt het in eerste opzicht ook de goedkoopste oplossing; u hoeft namelijk geen kosten te maken bij een leverancier. Maar zijn deze voordelen wel echt voordelig? Het kost u bruikbare ruimte in uw organisatie die waarschijnlijk beter ingezet kan worden, denk aan extra kantoor- of vergaderruimte. Daarnaast is het archief vaak onoverzichtelijk, archiveert iedereen op zijn/haar eigen wijze en duurt het daardoor té lang voordat het goede document gevonden wordt. Dit leidt niet alleen tot inefficiëntie en frustraties, maar ook tot indirect hogere kosten. 

Fysieke archiefopslag uitbesteden

Uw fysieke archief extern opslaan heeft veel voordelen. Ten eerste komt de genoemde ruimte vrij omdat uw archief op een externe locatie staat. Medewerkers hebben binnen een druk op de knop de juiste informatie, wat bijdraagt aan de arbeidsproductiviteit. Bij het kiezen van een externe archieflocatie is het van groot belang dat u let op de veiligheid. Is het pand beveiligd tegen brand- en waterschade? Is er camerabewaking en inbraakbeveiliging? Is het archief alleen toegankelijk voor geautoriseerde werknemers?  

 

Veel gearchiveerde documenten zijn niet meer nodig bij de dagelijkse werkprocessen. Mocht u toch een dossier uit het archief nodig hebben, kunt u dit eenvoudig aanvragen via Scanning on Demand. Dit is al mogelijk binnen 1,5 uur!  

Digitaliseren 

Voor de documenten die vaak worden geraadpleegd adviseren wij digitalisering. Er zijn veel mogelijkheden om uw digitale documenten veilig en gebruiksvriendelijk te ontsluiten. Het is raadzaam om hier met een ervaren adviseur over van gedachten te wisselen, zodat het direct aan de voorkant op een juiste manier plaatsvindt. Digitaliseren heeft als voordeel dat u daarna geen kosten meer kwijt bent aan uw fysieke archief, zoals huur van de ruimte, personeelskosten of archiefmaterialen. Uw gegevens zijn veel overzichtelijker en u heeft overal toegang tot uw bestanden.  

Vitaliseren

Met digitale informatie is véél meer mogelijk dan in papieren vorm. Denk aan het verrijken van data. Bij Archive-IT noemen wij dit proces Vitaliseren. Door slimme technologieën wordt ongestructureerde data hierbij omgezet naar gestructureerde data. Er wordt metadata gekoppeld aan uw digitale bestanden, dat - onder andere - resulteert in een betere vindbaarheid en een automatisch beheer van bewaartermijnen. Dat laatste is in fysieke vorm, in eigen beheer, ook voor veel organisaties een behoorlijke uitdaging. Omdat de wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van gegevens steeds strikter wordt, is dit één van de belangrijkste argumenten om kritisch naar de informatiehuishouding te kijken.  

 

Het lijkt vaak een grote stap, maar wilt u ook de vele voordelen ervaren van het uitbesteden van uw archief? Of dit nu externe archiefopslag is, of juist digitalisering: neem vrijblijvend contact op met een van onze medewerkers die u graag verder helpen! 

  

Contact Meer blogs

Andere blogs

Inschrijven voor nieuwsbrief