Thuiswerken is inmiddels heel normaal. Waar sommige organisaties al (bijna) volledig digitaal werken, zijn anderen toch nog sterk afhankelijk van papieren of andere beperkende factoren als het gaat om plaats onafhankelijk werken en informatiemanagement. Digitaal of niet: het ontbreekt organisaties vaak aan een goed systeem, waarin documenten, bestanden, foto’s, audio/videoopnames (en noem het maar op) op een veilige en efficiënte manier gearchiveerd worden.
Zoeken & vinden
Er is vaak een centrale netwerkschijf waar bestanden opgeslagen worden, die alleen toegankelijk is wanneer je laptop verbonden is met het bedrijfsnetwerk. Daarnaast kennen we verschillende systemen, zoals een CRM-pakket of een ERP-systeem waarin informatie wordt opgeslagen. In Outlook worden tevens belangrijke e-mails en bijlagen gearchiveerd om nog maar te zwijgen over de bestanden die veelvuldig door medewerkers lokaal worden opgeslagen in hun eigen map of op hun eigen PC/laptop. Los van het feit dat het overzicht op deze manier compleet zoekraakt en belangrijke documenten hierdoor niet/slecht te vinden zijn en verloren gaan, voldoet het op deze manier ook niet aan wet- en regelgeving en blijft de bulk aan data alsmaar groeien.
Digitaal archief
Het belang van een digitaal archief is groot; een goed ingericht, veilig en gebruiksvriendelijk digitaal archief welteverstaan. Welke functionaliteiten zijn daarvoor, onder andere, van belang?
Het gebruik van metadata (kenmerken van een document);
Toepassen van een goed ingericht retentiebeleid (bewaarbeleid);
Workflows;
Veilig delen van bestanden;
Eenvoudig zoeken naar de juiste bestanden;
Inrichten van beveiliging en rechten op documenten;
Gebruiksvriendelijk raadplegen van documenten middels een viewer.
Van Document Management naar Records Management
Niet alleen het zoeken en goed kunnen terugvinden van de juiste documenten op de juiste plek is een reden om over te stappen naar een digitaal archief. Er zijn verschillende redenen om digitaal te archiveren en hiervoor een gedegen systeem in te zetten. Het beheren en archiveren van documenten conform de wet- en regelgeving is er één van. Mede door de AVG zal dit punt ook steeds belangrijker worden. Nóg een reden is het ontmantelen van het oude DMS-systeem, dat vaak erg kostbaar is en niet voldoende mogelijkheden biedt om er een gedegen retentiebeleid op toe te passen. Met een digitaal archief, zoals AIR, kunt u kosten verlagen en voegt u Records Management functionaliteiten toe om de archiveringscirkel rond te maken.
Het goed inrichten van een digitaal archief begint met het definiëren van de typen documenten die in uw organisatie gebruikt worden. Daar dient een retentie aan gekoppeld te worden. Door dit vast te leggen in een archiefplan, legt u de basis voor digitaal archiveren. Archive-IT kan u hierbij ondersteunen, neem contact met ons op of vraag een vrijblijvende demo aan.
