In het kader van ‘Ruim je bureau op dag’ geven wij vandaag extra aandacht aan een opgeruimde werkplek. Het nieuwe jaar is net begonnen, een goede reden om alles op te ruimen. Je bureau is vaak een verzamelplek van papieren en dingen die je lang niet altijd nodig hebt. Ook met het oog op privacy, is het belangrijk om documenten met betrouwbare informatie veilig op te bergen.
De huidige werkplek
Rommelige bureaus nemen privacy risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het rondslingeren van wachtwoorden en belangrijke documenten;
- Een onbeheerd bureau met een scherm dat niet vergrendeld is;
- Chaos op het bureau en in de (lade)kast door alle papieren en prullaria.
Herkenbaar?
De grote schoonmaak
Verzamel alle documenten die op je bureau en in je (lade)kast liggen. Verdeel alle documenten in categorieën, bijvoorbeeld dringend, niet dringend, belangrijk en onbelangrijk. Daarna zijn er een aantal mogelijkheden: herordenen, inscannen, archiveren en vernietigen. Scan belangrijke documenten in en sla deze digitaal op. Zorg dat documenten die niet meer nodig zijn, vertrouwelijk (indien nodig) vernietigd worden. De papieren die je nog nodig hebt, kun je bijvoorbeeld opbergen in mapjes of inscannen. Zijn er taken verbonden aan de papieren? Denk bijvoorbeeld aan een overleg dat steeds wordt uitgesteld. Plan dit dan in en verwerk de papieren daarna, zodat het zich niet weer ophoopt tot een chaos.
Nadat al het papier van je bureau is opgeruimd, kun je de andere bureauaccessoires opruimen. Vraag je bij alles af of je het daadwerkelijk nog gebruikt, het beter kunt opbergen of weg kunt gooien. Voorkom dat je bureau weer een bende wordt door alleen nog documenten te printen als je ze echt fysiek nodig hebt. Hoe meer je digitaal werkt, digitaliseert en een systeem hebt dat je hier op een veilige manier in faciliteert, hoe opgeruimder je werkplek zal worden. Zo beperk je de papieren rompslomp op je bureau en minder printen levert ook nog eens een bijdrage aan de beperking van de CO2-uitstoot!
Klaar met alle ‘fysieke rommel’?
Vergeet de digitale bestanden niet. Een georganiseerde digitale werkomgeving bespaart je veel tijd als je bijvoorbeeld snel iets moet opzoeken. Vaak wordt er binnen een bedrijf met meerdere programma’s gewerkt, waardoor het overzicht snel zoek raakt. Breng structuur aan alles te herordenen. Een hulpmiddel wat hierbij kan helpen is een digitaal systeem dat je bestanden organiseert. Op deze manier kun je informatie uit verschillende programma’s met elkaar verbinden en heb je alles op één plek. Handig!
Rust in je hoofd
Je zult merken dat een schoon bureau en een georganiseerde digitale werkomgeving niet alleen rust geeft in je hoofd, maar ook in de uitstraling op kantoor.
Wil je nog een stapje verder gaan en ben je benieuwd naar de mogelijkheden van fysiek en digitaal archiveren? Neem vrijblijvend contact met ons op.