Overheidsinstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het vervangen van het papieren archief door digitale reproducties. Dit proces wordt ook wel substitutie scannen genoemd. Het is een complex en onomkeerbaar proces, waarbij goede voorbereiding en uitvoering van cruciaal belang zijn. Lees alles over substitutie scannen in onze nieuwste blog!
Door de huidige situatie met Covid-19 werken steeds meer organisaties vanuit thuis. Dit geldt ook voor de overheidsinstanties. Het is essentieel dat de medewerkers vanuit thuis toegang hebben tot alle informatie, maar dit kan alleen als de informatie in digitale vorm beschikbaar is. Veel van de informatie die de overheid produceert, gebruikt en/of ontvangt is reeds digitaal. Echter blijven papieren documenten vooralsnog onvermijdelijk, omdat de overheid niemand mag uitsluiten door haar manier van werken. Het is daarom belangrijk dat deze fysieke documenten zo snel mogelijk ingescand worden zodat ze voor iedereen toegankelijk zijn.
De oplossing hiervoor is substitutie scannen. Door middel van substitutie scannen worden de papieren documenten gescand aan de hand van een door u opgesteld Handboek Vervanging. De originele documenten kunnen vervolgens worden vernietigd. Het Handboek Vervanging onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging. De stappen die moeten worden doorlopen om het handboek op te stellen vindt u hier!
Substitutie van archiefbescheiden is niet hetzelfde als digitaliseren. Substitutie is het maken van digitale reproducties, zodat deze de plaats innemen van de papieren bescheiden. De oorspronkelijke documenten mogen vervolgens worden vernietigd en de reproducties worden dan archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Digitaliseren is het digitaal maken van analoge archiefbestanden door middel van scannen. Daardoor ontstaan digitale kopieën. De papieren versies blijven gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet en moeten conform de wettelijke voorschriften worden bewaard.
Wilt u meer weten over substitutie scannen? Neem contact met ons op of kijk op onze pagina over substitutie scannen!
Metadatagegevens zijn kenmerken die aan een specifiek document of documenttype worden meegegeven. Het gaat dan om unieke gegevens die iets...
De Wet open overheid (Woo) is een wetvoorstel van de politieke partijen GroenLinks en D66. De wet is in het...
