Ruimte is geld: Efficiënt gebruik van kantoor- en bedrijfsruimte

Corona heeft de werkcultuur behoorlijk doen veranderen. Terwijl het thuiskantoor voorheen een ergernis was voor veel werkgevers, is werken op afstand nu een integraal onderdeel geworden in het bedrijfsleven. Deskundigen gaan er tevens vanuit dat ook ná de pandemie het thuiskantoor zal blijven bestaan, in de vorm van hybride werken. Dat wil zeggen: een mix thuiswerken en werken op kantoor. Hierdoor is er (vaak) minder ruimte nodig in de bedrijfspanden, waardoor er al veel ondernemingen bezig zijn met het aanpassen van kantoorruimtes aan deze nieuwe realiteit. Mede door een daling van de ruimtebehoefte, kwam de vraag naar kantoorruimte enigszins onder druk te staan in Nederland. Naast de toename van thuiswerken, is ook de economische krimp een grote boosdoener. In de kantorenmarkt was er een daling van ongeveer 25% van het transactievolume waarneembaar. Vooral in de provincies Utrecht en Zuid-Holland nam de afzet van kantoorruimtes het meest af. Over het algemeen bleven de huurprijzen van de kantoorruimtes op peil, zonder al te veel te fluctueren. Alleen in Amsterdam stegen de huurprijzen. 

Besparingspotentieel door digitalisering en het uitbesteden van documenten 

Ruimten die worden gebruikt voor archivering en de opslagdocumenten bieden een besparingspotentieel, dat tot dusver weinig is onderzocht. Kasten voor het archiveren en opslaan van facturen, personeelsdossiers, bestellingen of leveringsbonnen nemen tot 20% van de kantoorruimte in beslag. Ook opslagruimte in kelders is een verborgen kostenpost, vooral in stedelijke gebieden. Maar welke documenten kunnen worden uitbesteed? En hoe verlies je ze niet uit het oog als je toch een dossier en/of document nodig hebt dat jaren geleden is gearchiveerd? Hier zijn enkele voorbeelden:  

• Documenten die niet langer nodig zijn voor het dagelijkse werk, maar waarvoor wel een wettelijke bewaartermijn geldt. Het gaat dan om documenten die niet- of nauwelijks meer geraadpleegd worden. Deze zijn uitermate geschikt om extern op te slaan, in dozen, tegen lage kosten. Hiervoor zijn verschillende ruimtes mogelijk. Denk aan volledig klimaat gereguleerde ruimtes, of in een ruimte waar de dozen op pallets in bulk worden opgeslagen. Nadat de bewaarperiode verstreken is, worden de documenten naar behoren vernietigd, zodat oude dossiers niet onnodig lang worden bewaard.  
• Documenten en dossiers die een hogere beschikbaarheid vereisen, maar niet direct nodig zijn in het dagelijkse werkproces, kunnen op dossierniveau geregistreerd- en gearchiveerd worden. Door dit op dossierniveau te archiveren, kan er via Scanning on Demand razendsnel worden teruggeleverd. Veelal sneller dan dat het zelf in de eigen archiefkasten gevonden wordt.
• Documenten die vaak nodig zijn óf die erg lange bewaartermijnen kennen, kunnen het beste volledig worden gedigitaliseerd. De digitale bestanden kunnen vervolgens in gebruiksvriendelijke software (AIR) geraadpleegd worden. In AIR worden documenten opgeslagen op documentniveau waarbij er gebruik wordt gemaakt van de metadata. Het grote voordeel van AIR is dat u de archivering al vanaf het moment van creatie regelt, u bent zelf in de lead. 

De bewaartermijn, raadpleegfrequentie en de toegankelijkheid van de documenten bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor welk soort archief. Hulp nodig? Archive-IT helpt u graag met een archiefinventarisatie en advies op maat.  

Meer informatie over beveiliging vindt u in onze Whitepaper.