De afgelopen jaren is de noodzaak van digitaal werken versterkt, zo ook binnen GGZ-instellingen. Het werken met papieren dossiers zorgt voor onnodig tijdsverlies en papier maar op één plek tegelijk zijn. Echter zijn er nog talloze GGZ-instellingen die met papier werken. Overgaan naar een digitale wereld zorgt daarentegen voor meer eenvoud en efficiëntie. In deze blog vertellen we meer over het werken in een digitale wereld voor GGZ-instellingen en de voordelen die daarbij komen kijken!
Problemen bij GGZ-instellingen
Momenteel werken veel GGZ-instellingen in een hybride wereld. Eén deel van data is digitaal, waarbij gebruik wordt gemaakt van een EPD. Echter is er nog veel papier aanwezig en worden de papieren dossiers nog vaak tevoorschijn gehaald om de juiste informatie op te zoeken. Dit geldt onder andere voor psychiatrische dossiers, verpleegkundige dossiers, juridische dossiers, BOPZ dossiers en RIAGG dossiers. Dit vormt een probleem binnen de GGZ-instellingen. Waar begint de zoektocht naar het juiste dossier als het ene deel nog op papier staat en het andere deel digitaal?
Daarnaast vinden er de laatste jaren meer fusies plaats, waardoor er vanuit meerdere locaties wordt gewerkt. Hierdoor is het erg lastig om de informatie op de juiste plek op het juiste moment te krijgen. Veel medewerkers binnen een instelling zijn betrokken bij de informatie van één bepaald dossier, maar om dit papieren dossier op meerdere locaties tegelijk in handen te hebben is kortweg niet mogelijk. Een digitale wereld is hier een goede oplossing voor. Er ontstaat meer eenvoud en efficiëntie binnen uw instelling. Daarnaast stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) steeds meer eisen aan de manier van bewaren en de beveiliging daarvan. Door uw archief volledig te digitaliseren en/of toegankelijk te maken via één systeem die voldoet aan deze eisen en wet- en regelgeving, heeft u hier geen omkijken meer naar.
Rosemary van Beljouw, Hoofd Ambulante Zorg bij SEIN: “Het was niet eenvoudig om de stap van papier naar digitaal te maken. Echter, heeft het geen enkel probleem opgeleverd. De digitale dossiers kunnen via de Virtual Archive heel gemakkelijk worden bekeken."
Virtual Archive
De Virtual Archive is een centraal archief voor al uw dossiers en documenten en ontwikkeld om inzicht te geven in alle informatiestromen binnen uw instelling. GGZ-instellingen hebben veelal te maken met meerdere locaties en papieren dossiers zijn daardoor slecht toegankelijk, want ze kunnen maar op één plek zijn. Het is al een veel voorkomend probleem om de juiste dossiers of documenten te vinden. Dit komt de efficiëntie van het werk niet ten goede. Met de Virtual Archive worden deze problemen verholpen en kunt u snel het juiste dossier vinden. Indien het dossier digitaal is, kunt u de documenten bekijken met een eenvoudige viewer. Indien het dossier nog op papier is, kunt u het dossier opvragen via onze software.
Esther Brokke, Projectleider bij GGnet: “Op deze manier hebben wij eenvoudig toegang tot onze historie. Vergelijk het met een kijkdoos naar het verleden.”
Voordelen van digitaliseren
Digitaliseren heeft vele voordelen. Een aantal van deze voordelen zijn:
Informatie is altijd en overal beschikbaar, waardoor informatie makkelijk gedeeld kan worden met collega’s.
De veiligheid van uw documenten wordt gewaarborgd. De oplossing voldoet namelijk volledig aan de AVG wet- en regelgeving. Denk aan bewaartermijnen, recht op vergetelheid etc.
Toegang en logging van toegang is meteen goed geregeld en ongeautoriseerd gebruik wordt voorkomen.
Er ontstaat één efficiënte omgeving met alle informatie.
Kwijtraken van dossiers en documenten behoort tot het verleden.
Besparing van waardevolle ruimte.
Honore Martens, teamleider HR-ondersteuning bij Koraal: “De Virtual Archive is volledig ingericht conform de autorisaties van Koraal en zo kon ik eenvoudig en vooral op een veilige manier een dossier met voorrang aanvragen als deze nog niet gedigitaliseerd was.”
Fysiek archiveren
Heeft u dossiers die u niet meer raadpleegt en enkel bewaard moeten blijven volgens een bewaartermijn? Dan is fysiek archiveren in het veilige archiefpand van Archive-IT de juiste oplossing. Hierdoor maakt u onnodige ruimte vrij binnen uw instelling, die ingezet kan worden voor andere doeleinden. Wanneer u toch een dossier nodig heeft, vraagt u dit gemakkelijk op door middel van Scanning on Demand. Binnen 1,5 uur heeft u het nodige dossier digitaal in handen. Zo bespaart u kosten om alles te digitaliseren en heeft u toch toegang tot alle dossiers.
Kortom, er spelen momenteel verschillende problemen bij GGZ-instellingen rondom de hybride wereld. Overgaan naar een digitale wereld levert veel voordelen op voor uw instelling. Bent u benieuwd welke mogelijkheden er zijn? Neem dan hier vrijblijvend contact op!
Heeft u interesse in een geheel vrijblijvende demo van de Virtual Archive om te zien hoe overzichtelijk het systeem werkt? Vul uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op!
