Het werken met documenten brengt veel meer met zich mee dan slechts het opbergen. Documenten kennen namelijk bewaartermijnen, die vanuit de wetgeving zijn vastgesteld. Echter, kunnen de wettelijke bewaartermijnen sterk variëren, waardoor het voor veel organisaties onduidelijk is hoe lang welke informatie bewaard moet blijven. Om nog maar te zwijgen over de ruimte die al die documenten na jarenlange bewaarplicht in beslag nemen.
Waarom bewaartermijnen?
Iedere organisatie bewaart bepaalde gegevens om zich te kunnen verantwoorden over het handelen. Documenten bevatten gegevens, kennis en ervaring die op een bepaalde wijze toegankelijk moeten blijven. Sommige gegevens moeten bewaard blijven om te kunnen aantonen dat iets daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Doordat uw organisatie mogelijk veel verschillende documenttypes bevat, komt het regelmatig voor dat het overzicht ver te zoeken is. Voor medische gegevens gelden namelijk weer andere bewaartermijnen dan bijvoorbeeld personeelsgegevens. Daarom wil ik hier graag inzoomen op een aantal belangrijke wettelijke bewaartermijnen op het gebied van medische- en HR gerelateerde documenten.
Medische documenten
De hoofdregel bij medische documenten is een wettelijke bewaarplicht van 15 jaar na het einde van de behandelingsovereenkomst (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Echter, zijn er altijd uitzonderingen op de regel. Onderstaand noem ik enkele uitzonderingen waar u bij medische documenten rekening mee moet houden.
- Academische ziekenhuizen: hier worden tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt de documenten bewaard. Daarnaast is het bewaren van drie generaties ook een richtlijn.
- Psychiatrische patiënten documenten: als een patiënt gedwongen is opgenomen moeten de documenten minimaal vijf jaar na ontslag bewaard worden.
- Kinderdocumenten: tot het 18e levensjaar dienen deze documenten bewaard te worden, plus de standaard 15 jaar.
- Medische keuringen: voor wat betreft de blootstelling aan gevaarlijke stoffen, is er een bewaartermijn van 40 jaar vastgesteld vanaf einde blootstelling.
Let erop dat er altijd uitzonderingen op regels zijn en dat het daarom van groot belang is om alle documentsoorten te beoordelen en te categoriseren. Binnen een afdeling zou er een beleid moeten zijn hoe er met documenten omgegaan wordt. Zijn bijvoorbeeld de wettelijke 15 jaar verstreken bij medische documenten? Dan zou het wettelijk gezien vernietigd kunnen worden, indien de arts hieraan kan én wil voldoen, maar dit moet wel intern afgesproken zijn. U als organisatie blijft verantwoordelijk!
Juridische documenten
Op de website van de Nederlandse Orde van Advocaten worden onder Wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven:
- Zaakdossiers: vijf jaar bewaren na het afsluiten van een zaak;
- Administratieve gegevens: zeven jaar bewaren (het betreft hier onder meer de financiële administratie).
Wat betreft het bewaren van zaakdossiers moet er ook rekening worden gehouden met de aansprakelijkheid van advocaten voor beroepsfouten. De verjaringstermijnen hiervoor bedraagt vijf jaar; de verjaringstermijnen voor aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 BW twintig jaar. U dient bij het bewaren van dossiers rekening te houden met deze verjaringstermijnen. De meest eenvoudige manier is om alle zaakdossiers tot twintig jaar na afsluiting te bewaren in een archiefruimte of –depot. Dossiers moeten ook worden bewaard nadat de praktijk is neergelegd en wanneer een advocaat is overleden.
HR-documenten
De bewaartermijnen voor HR-documenten zijn bepaald in onder andere de archiefwet, het Burgerlijk Wetboek, de onderwijs en belastingwetgeving, sollicitatiecodes en – de belangrijkste – de Wet bescherming persoonsgegevens. Hierin worden onderstaande concrete bewaartermijnen voor documenten benoemd;
- Sollicitatiegegevens mogen vier weken bewaard blijven, als er geen toestemming is van het college van de Rechten van de mens. Als er wel toestemming is, mogen deze onbeperkt bewaard blijven.
- Arbeidsovereenkomsten; functionerings- en beoordelingsgesprekken; correspondentie over benoeming; promotie; degradatie en ontslag moeten twee jaar bewaard blijven.
- Kopieën identiteitsbewijs dienen vijf jaar na uitdiensttreding bewaard te blijven.
- Salaris en andere fiscale gegevens moeten zeven jaar bewaard blijven.
- Overige personeelsgegevens hebben een bewaartermijn van zeven jaar.
- Medische Arbo-gegevens moeten tien jaar bewaard blijven.
Ondertussen stapelt die papierberg zich maar op, want het vernietigen van documenten is gevoelsmatig toch vaak een brug te ver. ‘We bewaren het maar, gewoon voor de zekerheid’.
Wij adviseren onze klanten dan ook een overzichtelijke aanpak te kiezen, om informatie goed in kaart te brengen. Met deze aanpak wordt er gedifferentieerd naar de hoeveelheid documenten/dossiers gekeken. Een voorbeeld zou het archiveren van dossiers zijn die minder actueel zijn. Het digitaliseren van deze dossiers zou pas nodig zijn als ze in het werkproces nodig zijn. Dat lost meteen het ruimte- en overzichtsprobleem op. De dossiers die vaak nodig zijn, adviseren wij direct te digitaliseren, dit is de meest kosten-efficiënte oplossing. Iedere organisatie is echter anders. Mocht u vragen hebben over een handige aanpak voor uw organisatie, kunt u natuurlijk altijd vrijblijvend advies vragen.
