Het is al een behoorlijke tijd geleden dat er geroepen werd dat organisaties moesten overstappen naar een papierloze werkomgeving. Papier moest verbannen worden, en wel nu! Jaren later, blijkt dat het in de praktijk iets minder snel gaat dan men verwacht had. Het is niet zo eenvoudig om al het papier te vervangen en meteen op digitale oplossingen over te stappen. Toch kunnen we constateren dat het geen hype meer is, na jaren discussiëren is de interesse voor het papierloze kantoor nog altijd voelbaar. Meer en meer organisaties implementeren deze werkwijze, want in tijden van kostenbesparingen en het maken van efficiency slagen biedt het papierloze kantoor nu eenmaal tal van oplossingen!
Als we de balans opmaken na het implementeren van digitale oplossingen is het papierloze kantoor de juiste keuze, mits het natuurlijk goed geïmplementeerd en gefaciliteerd wordt. Maar wat we eigenlijk willen weten: wat levert het op?! Twee van deze voordelen wil ik graag even uitdiepen.
Kosten besparen
Dé reden om het papierloze kantoor te introduceren is voor de meeste organisaties, hoe je het ook wendt of keert, kosten besparen. Oké, efficiënt werken is ook een hele belangrijke; dit resulteert uiteindelijk ook in kostenbesparingen. Voor werknemers zijn er daarbij ook verscheidene voordelen, bijvoorbeeld krijgen zij met het papierloze kantoor de faciliteiten om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Geen administratieve rompslomp meer, maar recht op je doel af gaan. Dat levert voordelen op! Toch is het besparen van kosten het belangrijkst, wat ook logisch is. Ook al krabbelen we langzaam op van een slechte economische periode, de nasleep is nog altijd merkbaar. Kosten besparen is daarom ook dé reden waarom bedrijven grotendeels deze nieuwe werkwijze introduceren. Onderzoek van AIIM (Association For Information and Image Management) wees uit dat 42% van de bedrijven de investering (denk aan software en apparatuur) binnen één jaar terugverdiend hebben. 57% heeft daar 18 maanden voor nodig gehad. Reden te meer om hier eens serieus bij stil te staan, nietwaar?
Veiligheid
Veiligheid is ook een belangrijke reden om over te stappen. “Nee, ik zet mijn kritische bedrijfsinformatie niet in de cloud, dan heb ik er geen controle meer over.” of “Als je alle verhalen over beveiligingslekken moet geloven, laat mij mijn eigen archief maar beheren.” zijn veelgenoemde argumenten om het archief in papieren vorm binnen de organisatie te houden. Oké, ik vraag me dan af: Hoe zit het met de beveiliging van de archiefkast, lade of ruimte in de eigen organisatie? Wie heeft er toegang tot? Hoe verzeker je dat er geen papier blijft rondslingeren? Hoe weet je of de informatie compleet is? Vaak noemt men allerlei tegenwerpingen over de veiligheid van een dergelijke ‘cloud’-oplossing, maar vergeet men hoe het huidig in de papieren situatie geregeld is. Geloof me, dat kan weleens schokkende resultaten opleveren. Hoe dan ook wil een organisatie de best mogelijke beveiliging van haar informatie, daarom adviseer ik bij twijfel advies in te winnen bij professionals. Uw informatie is namelijk waardevol!
Papierarm werken
Wellicht dat een volledig papierloos kantoor een grote stap is, maar bovenstaande informatie geeft absoluut stof tot nadenken. Begin anders eens met papierarm werken, misschien is dat wel net dat opstapje dat uw organisatie nodig heeft!
Waarom het papierloze kantoor geen hype is, wat in het begin wel gedacht werd? Het antwoord hierop heeft zichzelf bewezen!