Veel organisaties hebben moeite met de verplichte bewaartermijnen van documenten. Het is vaak niet bekend dat een correct ingerichte (digitale) werkomgeving daar een oplossing voor is. Deze bewaartermijnen zijn wel degelijk belangrijk voor de bedrijfsrisico’s van organisaties. Moeizame juridische processen kunnen een gevolg zijn, wanneer informatie niet compleet of zelfs zoek is. Het reduceren van deze risico’s is mogelijk door document management toe te passen op een gedifferentieerd niveau.PapierbergDocumenten structureren en op een juiste wijze bewaren, kan behoorlijk tijdrovend zijn. Zelfs dan is maar de vraag of de informatie op een later tijdstip gemakkelijk teruggevonden kan worden. Het neemt veel ruimte in beslag en die stapel wordt alsmaar groter en groter; want sommige documenten moeten nu eenmaal voor een bepaalde periode bewaard worden. Enkele voorbeelden: voor financiële documenten geld in Nederland een verplichte termijn van 7 jaar. Medische dossiers dienen op dit moment 15 jaar bewaard te worden. Waar bijna iedere organisatie mee te maken heeft zijn personeelsdossiers. Ook hiervoor staat een termijn van 7 jaar. Naast een moeizaam juridisch proces, kan ook een bezoek van de belasting duur komen te staan als de richtlijnen niet gevolgd worden.Differentieer voor het meest kostenefficiënte resultaatWij adviseren goed in kaart te brengen welk soort informatie in huis is en welk onderscheid het best gemaakt kan worden. Natuurlijk ondersteunen wij onze klanten hier volledig in. Met het maken van onderscheid doel ik op een gedifferentieerde aanpak. Ik zal dit aan de hand van enkele voorbeelden verduidelijken. Personeelsdossiers van uw huidige medewerkers zijn handig om direct tot uw beschikking, evenals medische dossiers van patiënten uit de afsprakenportal. Dat houdt in, dat voor dit soort dossiers digitaliseren de meest geschikte oplossing is. Alles wordt direct gescand en digitaal beschikbaar gesteld via de software. Wellicht heeft u ook documenten, waarbij de opvraagfrequentie met enige regelmaat is, maar niet direct noodzakelijk. Een kostenefficiënte en veilige oplossing is daarvoor: extern archiefbeheer. De dossiers zullen dan individueel in ons zwaar beveiligde archiefpand opgeslagen worden en zodra er een benodigd is, kan deze via de software worden aangevraagd. Aanvragen kunnen ieder moment van de dag geplaatst worden en binnen 15 minuten digitaal tot uw beschikking staan. Op deze manier bespaart u kosten door niet meteen alles te digitaliseren, want waarschijnlijk zijn er documenten die u niet eens meer nodig heeft. 100% leveringsbetrouwbaarheid is gegarandeerd. Dan rest de documentatie die slechts bewaard moet blijven door de verplicht gestelde termijn, maar verder niet of nauwelijks meer nodig is. Hiervoor adviseren wij: externe archiefopslag, waarbij deze documenten opgeslagen worden naargelang de bewaartermijn dit voorschrijft of naargelang uw eigen wens.Op deze manier gaat u kostenefficiënt met uw documentatie om en kunt u de bewaartermijnen eenvoudig beheren. Zo hoeft u niets langer te bewaren dan nodig is, gaat er geen informatie verloren en kunt u te allen tijde uw informatie terugvinden. Een investering van deze aard zal op termijn zeker terugbetaald worden.
