Oud-studenten die na jaren nog documentatie opvragen; dat is in de onderwijswereld eerder regel dan uitzondering. Denk aan cijferlijsten en/of diploma’s, waar lange bewaartermijnen op rusten en jaren later nog eenvoudig gedeeld moeten worden met de betreffende persoon. Archivering binnen de onderwijsbranche krijgt helaas (nog) niet alle aandacht die het verdient. Wat is er nodig om die efficiëntie te realiseren, ruimte te besparen en grip te krijgen op deze documenten?
Fysiek vs. digitaal
Eigenlijk zien we twee soorten situaties. Ten eerste zijn er onderwijsinstellingen die cijferlijsten/diploma’s en eventuele andere documentatie van leerlingen in fysieke vorm archiveren. De documenten worden in dossiermappen, ladekasten of dozen opgeslagen. Wordt een document opgevraagd? Dan zal een medewerker op zoek gaan naar het betreffende document, om deze vervolgens in te scannen en toe te sturen. Daarnaast zijn er scholen die de diploma’s en cijferlijsten reeds digitaal hebben. Dat maakt het zoeken naar het juiste document vaak al iets minder arbeidsintensief. Echter, zien we dat in deze situatie vaak de juiste metadata (kenmerken van het document) ontbreekt; met als gevolg dat zaken langer bewaard blijven dan nodig is. Ook de vindbaarheid is nog steeds niet optimaal; structuur en wet- en regelgeving ontbreken.
Gestructureerd archiveren
Of de reden nu is om interne ruimte te besparen, de juiste bewaartermijnen toe te kennen of de vindbaarheid te vergroten, een efficiënt digitaal archief mag niet meer ontbreken binnen een professionele onderwijsinstelling. Waar veel processen aan de voorkant in het onderwijs veelal digitaal zijn, is dat voor de achterliggende processen nog lang niet altijd het geval. Een efficiënt digitaal archief start met het opstellen van een archiefplan. Hierbij kijken we naar de verschillende documenttypes die er binnen de onderwijsinstelling zijn, bijvoorbeeld: diploma’s en cijferlijsten. Het advies is om klein te beginnen en het digitale archief later (eventueel) verder uit te bouwen met nieuwe documenttypes. Moeten er nog zaken gedigitaliseerd worden? Ook dat is geen probleem. Aan de documenttypes wordt een bewaartermijn gekoppeld; dit kan gebaseerd zijn op wetgeving, maar ook op intern beleid. Alle documenten van hetzelfde type worden gearchiveerd conform deze ‘regels’. Dit maakt het mogelijk om een actief retentiebeleid uit te voeren en niets langer te bewaren dan nodig is.
Delen
De genoemde documenttypes - diploma’s en cijferlijsten - zijn documenten die vaak worden opgevraagd door personen buiten de onderwijsinstelling. Een goed ingericht digitaal archief zorgt ervoor dat deze documenten, via deze archiefapplicatie, eenvoudig (én veilig) gedeeld kunnen worden met bijvoorbeeld een oud-student. Binnen een paar muisklikken kunt u het aangevraagde document voor een bepaalde periode beschikbaar stellen. Ook worden al deze handelingen gelogd. Dit maakt archiveren niet alleen snel, maar ook betrouwbaar en controleerbaar.
Hoe gaat uw onderwijsinstelling om met (digitale) archivering en het beschikbaar stellen van documenten met personen buiten de organisatie? Wij wisselen hier graag met u over van gedachten. Neem vrijblijvend contact met ons op.
