Veel organisaties werken digitaal en hebben het digitale tijdperk volledig omarmt, maar toch bestaan er ook nog veel hybride organisaties. Deze organisaties werken deels digitaal maar ook nog deels met papier. Het komt tevens vaak voor dat er aan de voorkant wel digitaal gewerkt wordt, maar er nog veel (waardevolle) historie op papier bestaat. Dit zorgt voor een hoge mate van inefficiëntie, incompleetheid en is bovendien niet altijd even veilig. Herkent u deze problematiek? Digitalisering biedt de oplossing!
Voordelen
Digitaliseren heeft vele voordelen. Een aantal van deze voordelen zijn:
- Informatie is altijd en overal beschikbaar. Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om buiten kantoormuren en -uren te werken, maar ook om informatie te delen met anderen.
- De veiligheid van uw documenten wordt gewaarborgd. De digitale documenten voldoen namelijk volledig aan de AVG wet- en regelgeving. Ook autorisaties en logging bevorderen de informatiebeveiliging.
- Het risico op inbraak, water- en/of brandschade wordt geëlimineerd.
- Er ontstaat één efficiënte omgeving met informatie.
- Besparing van waardevolle ruimte. De ruimte die voorheen in beslag werd genomen door de opslag van het archief kan worden ingezet voor andere doeleinden.
- Besparing van kosten die verbonden zijn aan de fysieke opslag van dossiers.
- Besparing van tijd die u kwijt bent aan het zoeken en vinden van de juiste informatie.
Het digitaliseringsproces
Het proces om te digitaliseren bestaat uit verschillende stappen. Vooraf worden, in goed overleg, afspraken gemaakt over het te digitaliseren archief. Vervolgens wordt het archief bij de klant opgehaald met verzegeld en exclusief transport. Eenmaal aangekomen bij Archive-IT worden de dossiers geregistreerd in het systeem. Daarna worden de dossiers scanklaar gemaakt. Dit houdt in dat alle niet scanbare materialen (zoals nietjes) worden verwijderd, zodat het scannen vlekkeloos verloopt. Ook inhoudelijke opschoning en het – gedeeltelijk – herindelen van dossiers behoren tot de mogelijkheden. Dit kan handmatig óf softwarematig. Na deze voorbereiding kan het daadwerkelijke digitaliseren beginnen. De dossiers worden dubbelzijdig gescand door ervaren scanoperators met een High Volume scanner. Wanneer de dossiers digitaal beschikbaar zijn, zijn er verschillende mogelijkheden. De klant kan gebruik maken van de software van Archive-IT, maar kan ook kiezen voor een upload naar zijn eigen systeem. Na digitalisering worden de dossiers acht weken kosteloos opgeslagen. Als deze periode voorbij is ligt de keuze bij de klant: vernietiging, opslag of de dossiers retour ontvangen.
Zorgvuldig en veilig
Archive-IT is de specialist op het gebied van zorgvuldige en veilige digitalisering. Hierbij bieden wij 100% leverbetrouwbaarheid en garanderen wij daarnaast de veiligheid van uw dossiers. Mocht u tijdens het digitaliseringsproject een dossier nodig hebben, dan kunt u deze met voorrang aanvragen. Archive-IT kan verschillende soorten documenten voor u digitaliseren. Enkele voorbeelden zijn: medische dossiers, personeelsdossiers, (bouw)tekeningen, zaakdossiers, administratief archief en ga zo maar door. Lees hier meer over digitalisering.
Bent u geïnteresseerd in het digitaliseren van uw documentenstroom? Archive-IT helpt u graag bij het vinden van een passende oplossing. Neem vrijblijvend contact met ons op!
