Corona heeft geleid tot een echte digitaliseringsslag bij midden- en kleinbedrijven (MKB). Door de pandemie werd thuiswerken voor tal van kleine en middelgrote ondernemingen een alternatief op korte termijn. Alleen door modern thuiswerk kon de kernactiviteit in tal bedrijfsmodellen worden gehandhaafd. Maar bedrijven moeten zich voorbereiden op het feit dat werknemers ook na Corona in een hybride model zullen willen blijven werken. Volgens een studie van het Leibniz Centrum voor Europees Economisch Onderzoek (ZEW) is werken op afstand niet beperkt tot de Coronaperiode, maar is het een centrale wens van werknemers.
Aangezien er op veel gebieden een tekort is aan gekwalificeerd personeel, doen kleine- en middelgrote ondernemingen er goed aan zich als aantrekkelijke werkgever te positioneren tegenover grote bedrijven met flexibele werkmodellen. Maar: de nieuwe arbeidswereld heeft gevolgen voor de manier waarop informatie wordt geraadpleegd, verwerkt en gearchiveerd. In veel bedrijven bleef de papieren post tijdens Corona tussen 10 en 14 dagen onverwerkt. Dit had en heeft nog steeds gevolgen voor de efficiëntie en de informatiestroom. Het is niet ongebruikelijk dat werknemers documenten en mappen meenemen naar het kantoor aan huis, omdat zij die nodig hebben voor hun werk. Het gevolg van de voorlopige oplossing: de collega's hebben geen toegang tot de documenten.
Om een soepele, efficiënte workflow in een hybride werkrealiteit te garanderen, moeten oplossingen worden gecreëerd die werknemers toegang geven tot zowel fysieke als digitale documenten en informatie. Ongeacht of ze op kantoor werken of aan huis.
Er zijn twee belangrijke aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:
Veel informatie, zoals bestelbonnen, cv's, plannen of facturen, is nog steeds in papieren vorm. Om deze informatie efficiënt en snel ter beschikking van de werknemers te stellen, zijn er verschillende mogelijkheden. In de eerste plaats: digitalisering en beschikbaarstelling van alle gearchiveerde dossiers en alle nieuwe documenten in een virtueel archief. Ten tweede: alleen de documenten die relevant zijn voor de dagelijkse werkroutine en alle nieuwe documenten worden gedigitaliseerd. Het fysieke archief is uitbesteed aan een externe dienstverlener. Als een werknemer een gearchiveerd document nog nodig heeft, wordt het door de dienstverlener binnen 90 minuten gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld.
De op deze manier bereikte efficiëntie en procesoptimalisatie mogen echter niet ten koste gaan van de veiligheid. Informatie- en gegevensbeveiliging is zeer streng gereglementeerd. Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt geregeld hoe persoonsgegevens mogen worden verwerkt en gebruikt. Bovendien zijn niet alle documenten en informatie geschikt voor alle werknemers. Vertrouwelijke en gevoelige gegevens vereisen zeer strikte toegangsrechten. Een ander veiligheidsaspect is dat fiscaal relevante documenten op een controleerbare manier moeten worden opgeslagen. Bovendien zijn er industriespecifieke eisen - bijvoorbeeld in de financiële sector, de farmaceutische industrie of in de medische sector - waarmee in het archiveringssysteem rekening moet worden gehouden. Aangezien geen twee behoeften gelijk zijn, moet er bij de keuze van een geschikte dienstverlener op worden gelet dat deze in staat is de software snel en onbureaucratisch aan de individuele behoeften aan te passen.
Meer informatie over het onderwerp veiligheid vindt u in onze whitepaper veiligheid!
2021 is bijna voorbij, tijd om vooruit te kijken wat het komende jaar ons zal brengen. Nieuwe trends en ontwikkelingen...
De farmaceutische industrie is een van de strengst gecontroleerde en gereguleerde industrieën. Vrijwel geen enkele andere bedrijfstak stelt zulke strenge...
Corona heeft de werkcultuur behoorlijk doen veranderen. Terwijl het thuiskantoor voorheen een ergernis was voor veel werkgevers, is werken op...
