Digitaal werken binnen het onderwijs

De digitaliseringsslag binnen het onderwijs gaat al een behoorlijke tijd terug. Door COVID-19 zijn online lessen en onderwijs op afstand eerder regel geworden dan uitzondering, dus we kunnen wel stellen dat de onderwijssector hier slagen in gemaakt heeft. Noodgedwongen weliswaar. Los van het geven van onderwijs op afstand, heeft de onderwijssector nog een behoorlijke weg te gaan als het gaat om veilig, efficiënt en transparant digitaal werken. Aan de voorkant lijkt het allemaal digitaal, maar aan de achterkant valt er nog een hoop winst te behalen. De digitale informatiehuishouding, die voldoet aan wet- en regelgeving, kan in veel instellingen véél beter.  

Wel of niet digitaal in het onderwijs 

Hoewel het aan de voorkant allemaal digitaal lijkt, is dit bij de meeste plekken aan de achterkant nog niet het geval. Wat wordt er bijvoorbeeld gedaan met historische papieren personeelsdossiers, diploma’s, cijferlijsten of leerling dossiers? Door dit onderdeel uit te laten maken van uw digitale informatiehuishouding kunt u vele voordelen behalen. Papier dat nog regelmatig wordt geraadpleegd kan worden gedigitaliseerd. Maar ook het registreren en archiveren van archief dat nauwelijks meer geraadpleegd wordt brengt orde in de informatiehuishouding. Veilige toegankelijkheid is dan het sleutelwoord. Als een oud-leerling bijvoorbeeld een diploma nodig heeft is dit binnen enkele klikken gevonden. In veel huidige situaties duurt het erg lang als er door alle onoverzichtelijke mappen en dossiers moet worden gekeken.  

Wet- & regelgeving 

Niet alleen de vindbaarheid wordt vereenvoudigd, maar ook het inregelen van de wetgeving is via een digitaal platform mogelijk. De documenten kunnen volledig conform wet- en regelgeving worden beheerd zodat een dossier na de bewaartermijn verwijderd wordt. Dit kan automatisch ingesteld worden, zodat het systeem ervoor zorgt dat een bepaald type dossier altijd gedurende de daarvoor vastgestelde periode bewaard blijft. Hierdoor blijft u ook niet tot in den treurigheid data opslaan, maar bewaart u alleen datgene wat nodig is. Transparant, efficiënt en kostenbesparend.   

Autorisaties 

Vergeet ook zeker het voordeel van het inrichten van een autorisatiestructuur niet. Rechten kunnen via een digitaal platform veel beter en secuurder ingericht worden. Alleen de medewerkers die toegang nodig hebben kunnen bij de documenten én alle acties op zo’n dossier worden volledig gelogd. Dat is nu in veel onderwijsinstellingen onderbelicht.   

Delen 

Vraagt iemand buiten de onderwijsinstelling een document op? Een andere school, een oud-leerling of bijvoorbeeld een oud personeelslid die iets over pensioen wil weten? Het is ook mogelijk om specifieke documenten te delen met mensen buiten de onderwijsinstelling. U kunt documenten klaarzetten voor een afgebakende periode. Hier kunt u veel tijdswinst behalen en bevordert u veilige toegang tot documentatie.  

Het is onvermijdelijk, elke onderwijsinstelling zal vroeg of laat nog meer moeten gaan digitaliseren. De overheid heeft hier helaas nog geen uniform beleid voor, waardoor er zelf kan worden bepaald hoe dit in het curriculum wordt opgenomen. Het is bijvoorbeeld belangrijk om met één infrastructuur te werken zodat alles op elkaar aansluit. Een gecertificeerde oplossing om digitaal te archiveren is daarbij cruciaal. Benieuwd welke manier van digitaal werken bij uw onderwijsinstelling past? Onze adviseurs wisselen graag met u van gedachten!