De essentie van een digitaal archief zit in het gegeven dat informatie gestructureerd, overzichtelijk en in overeenstemming met wet- en regelgeving opgeslagen dient te worden. Op zo’n manier dat documenten eenvoudig teruggevonden worden, maar dat ook bewaartermijnen automatisch gereguleerd worden. Het systeem mag niet meer afhankelijk zijn van individuele acties, maar dient te worden geleid door bovenliggende en allesbepalende regels. Met een fileplan is dit realiseerbaar. Hoe? Wij leggen het uit!
Het begint bij de basis. Voordat het digitale archief ingericht wordt, dient er een goed overzicht te zijn van de documenttypes die binnen de organisatie aanwezig zijn. Hier start voor veel organisaties de eerste uitdaging: het in kaart brengen van de verschillende documenttypes. Archive-IT ondersteunt haar klanten met deze analyse en adviseert om dit overzicht op een zo goed mogelijke manier op te stellen. Voorbeelden van documenttypen zijn:
We kunnen de lijst oneindig lang maken. Dat hangt onder andere af van het type organisatie en het project of de afdeling die digitaal gaat archiveren.
Zodra we weten welke documenttypes er zijn, wordt de inhoud belangrijk. Dit wordt vastgelegd in het fileplan. Simpel gezegd betekent dit, dat we gaan bepalen welke regels er van toepassing zijn voor dat specifieke documenttype. Dit wordt afgestemd op de geldende wet- en regelgeving en/of op het organisatiebeleid. Een voorbeeld: uitgebrachte offertes dienen drie jaar bewaard te blijven. Deze bewaartermijn hoort in te gaan op de datum van ondertekening. Voor ieder documenttype dat bij de eerste stap bepaald is, worden deze uitgangspunten vastgelegd. Zo ontstaat er één beleid voor de gehele organisatie.
Het fileplan wordt geconfigureerd in het digitale archief. Zodra een medewerker een nieuw document toevoegt aan het digitale archief, gaat het fileplan z’n werk doen. Alle regels die van toepassing zijn vanuit het fileplan worden vervolgens automatisch toegepast. Op dat moment wordt de bewaartermijn vastgelegd en wordt het document eenvoudig digitaal gearchiveerd. Dit gaat verder dan slechts de bewaartermijn. Het is ook mogelijk om bepaalde beveiligingsregels voor specifieke documenttypes in te stellen, die over toegankelijkheid en autorisatie gaan.
Het grootste voordeel is dat men niet meer afhankelijk is van individueel handelen. De factor ‘mens’ wordt eruit gehaald. Hiermee is de kans op fouten kleiner en kan men beter voldoen aan wet- en regelgeving. Ook houdt u als organisatie grip op uw data. Niets wordt langer bewaard dan nodig en u borgt dat de toegankelijkheid veilig en centraal plaatsvindt.
Het inrichten van het digitale archief, met het fileplan als fundament, kost bij aanvang voorbereidingstijd. Zodra dit klaar is, staat het digitale archief ook als een huis. We kunnen ons voorstellen dat u het lastig vindt waar te beginnen. Wij helpen onze klanten met digitaal archiveren van A tot Z in onze digitale archiefoplossing AIR. Daar hoort het opstellen van het fileplan en een adviserende rol zeker bij. Wilt u vrijblijvend sparren over de mogelijkheden? Neem hier contact met ons op!
Metadatagegevens zijn kenmerken die aan een specifiek document of documenttype worden meegegeven. Het gaat dan om unieke gegevens die iets...
De impact die onze maatschappij op het milieu heeft is groot. Geeft u, en de organisatie waar u werkzaam bent,...
Vandaag, 28 april, is het Werelddag voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk. Archive-IT is onder andere werkzaam in de...
