Door de toename van digitale communicatie en de dagelijkse stroom van nieuwe informatie groeit de hoeveelheid ongestructureerde data in organisaties steeds sneller. Deze toename maakt het extra belangrijk voor organisaties om effectieve strategieën op te stellen om deze data te beheren. Dit resulteert in efficiënter werken en het minimaliseren van bijkomende risico’s.
Wat is ongestructureerde data?
Ongestructureerde data is informatie die geen vaste indeling heeft en is verspreid over diverse systemen en locaties binnen een organisatie. Hierdoor is het moeilijk om snel toegang te krijgen tot de juiste gegevens. Daarnaast is ongestructureerde data vaak moeilijk te doorzoeken en herleiden, wat leidt tot vertragingen en gemiste kansen in besluitvorming en bedrijfsprocessen. Daarnaast is het complex om deze data te beheren, wat de risico's op inefficiëntie, fouten en veiligheidsproblemen vergroot.
De bedrijfsrisico’s van ongestructureerde data
Datafragmentatie
Een risico van ongestructureerde data is datafragmentatie. Dit betekent dat gegevens verspreid zijn over verschillende systemen en locaties binnen een organisatie. Deze ongeorganiseerde verspreiding maakt het lastig om het overzicht te bewaren en de juiste informatie snel te vinden. Hierdoor verspillen medewerkers veel tijd aan het zoeken naar gegevens, wat de efficiëntie verlaagt en besluitvorming vertraagt.
Naleving van regelgeving
Voor bedrijven in sectoren met strikte regelgeving, zoals de overheid en de gezondheidszorg, is zorgvuldig databeheer van cruciaal belang. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eist dat persoonsgegevens goed worden beveiligd en snel toegankelijk zijn bij verzoeken om inzage. Denk bijvoorbeeld aan een patiënt die graag zijn medische dossier wil inzien of persoonlijke identificatiegegevens bij overheidsinstellingen. Daarnaast gelden er in de publieke sector extra regels voor transparantie en verantwoordingsplicht. Slecht beheer van deze gegevens kan leiden tot grote juridische gevolgen, zoals hoge boetes en reputatieschade.
Veiligheidsrisico’s
Ongestructureerde data is vaak slecht beveiligd. Dit zorgt ervoor dat het kwetsbaar is voor digitale bedreigingen zoals datalekken en cyberaanvallen, maar ook voor fysieke risico’s zoals brand, overstroming, diefstal of ongeoorloofde toegang. Deze incidenten kunnen leiden tot financiële schade en verlies van vertrouwelijke informatie. Daarnaast kan het verlies van deze gevoelige gegevens resulteren in reputatieschade en juridische complicaties, vooral als er sprake is van een schending van de AVG of andere regelgeving.
Opslag- en beheerkosten
Het beheren van ongestructureerde data kan zorgen voor hoge kosten voor opslag en beheer. Wanneer de opslagruimtes vol raken en het lastig is om de gegevens goed te organiseren, stijgen de operationele kosten. Daarnaast kan het bewaren van te veel ongeordende data, vooral als deze volgens de AVG al verwijderd had moeten worden, leiden tot extra opslagkosten en juridische problemen.
Toegankelijkheid van informatie
De grote hoeveelheid documenten kan ervoor zorgen dat u het overzicht kwijtraakt. Zonder een goede structuur en ordening worden documenten moeilijk vindbaar. Dit leidt niet alleen tot chaos, maar kost ook veel tijd. Persoonlijke gegevens kunnen verloren gaan door slechte opslag, terwijl meerdere kopieën het archief verder laten groeien. Zonder duidelijke structuur is het bijna onmogelijk om het juiste document te vinden, wat kan leiden tot een onbetrouwbaar en incompleet archief.
De impact op besluitvorming en bedrijfsprocessen
De risico’s van ongestructureerde data hebben directe gevolgen voor strategische besluitvorming en bedrijfsprocessen. Bedrijven baseren hun beslissingen op beschikbare data, maar wanneer deze onvolledig, verouderd of onvindbaar is, neemt het risico op verkeerde beslissingen toe. In sectoren zoals de gezondheidszorg kan dit leiden tot verkeerde diagnoses of behandelplannen, met potentieel levensbedreigende gevolgen.
Vertragingen in bedrijfsprocessen zijn een ander veelvoorkomend probleem. Als medewerkers niet op tijd toegang hebben tot belangrijke informatie, komt het werk stil te liggen en lopen projecten vertraging op. In de bouw kan dit bijvoorbeeld betekenen dat deadlines niet worden gehaald en de kosten stijgen.
Efficiënt beheren van gestructureerde data
Om ongestructureerde data om te zetten naar gestructureerde data, biedt Archive-IT verschillende effectieve oplossingen, zowel fysiek als digitaal. Het digitaliseren van papieren documenten en systematisch archiveren verhoogt de toegankelijkheid van informatie en zorgt voor een duidelijk overzicht. Onze digitale archiveringssystemen voegen metagegevens en zoekfunctionaliteiten toe, waardoor data snel vindbaar is. Het opstellen van een duidelijk bewaar- en vernietigingsbeleid is hierbij ook belangrijk. Dit zorgt ervoor dat data niet langer wordt bewaard dan nodig. Hierdoor kunnen bedrijven beter bepalen welke gegevens bewaard of verwijderd moeten worden. Dit verlaagt de bovengenoemde risico’s van ongestructureerde informatie.
Veiligheid van uw data
Veiligheid heeft de hoogste prioriteit bij Archive-IT. Dit bewijzen wij onder andere door onze ISO-certificaten en AVG-compliancy. Medewerkers krijgen regelmatig training en er zijn diverse maatregelen genomen om data te beschermen. In de blog "De veiligheid van uw data" worden deze maatregelen verder toegelicht.
Benieuwd hoe Archive-IT u kan helpen met het beheren van uw data? Wij kijken samen met u hoe u ongestructureerde data om kunt zetten in gestructureerde data. Neem contact op met een van onze specialisten via onderstaande button of info@archive-it.be.