Er heerst veel onrust in de wereld. We zijn net een beetje bijgekomen van de coronapandemie en dan breekt er een oorlog uit met als gevolg dat kosten op alle fronten drastisch stijgen. Vervoerskosten, levensmiddelen, energie; alles is enorm gestegen in prijs. Niet alleen voor de thuissituatie kan dit een grote impact hebben, maar ook bedrijven worstelen met de verhouding tussen kosten en opbrengsten. Materialen worden duurder, overhead kosten stijgen; genoeg redenen waarom bedrijven voorzichtiger zijn met investeren. Maar sommige investeringen dragen juist bij aan kostenbesparingen. Wij vertellen u in deze blog meer over hoe u kosten kunt besparen door te digitaliseren.
Waardevolle ruimte
Als er in uw organisatie nog veel papierwerk te vinden is, neemt dit veel onnodige ruimte in beslag. Ook de wetgeving maakt het bewaren van documenten niet altijd eenvoudig. Wettelijke bewaartermijnen zorgen ervoor dat bedrijven vaak het overzicht kwijtraken. Maar het is van groot van belang, want als u zich als bedrijf hier niet aan houdt, zitten hier sancties aan verbonden. Maar op welke manier kan digitalisering dan bijdragen aan kostenbesparingen? Door het papier te digitaliseren, komt er ruimte vrij die voor waardevollere doeleinden ingezet kan worden. Zo kunt u meer werkplekken creëren, een ontmoetingsplek maken waar collega’s het werk eventjes achter zich kunnen laten, of een extra vergaderruimte bijvoorbeeld. De mogelijkheden zijn eindeloos. Misschien komt u er wel achter dat het kantoor helemaal niet zo groot hoeft te zijn en kunt u besparen op de huur- en energiekosten door over te gaan op een kleiner kantoor.
Grip op digitale data
Maar het beperkt zich niet tot de fysieke ruimte. Door te digitaliseren en digitaal te archiveren, is het veel eenvoudiger én betrouwbaarder om bewaartermijnen te beheren. Dat betekent dat er ook grip komt op digitale data. We zien dat in digitale vorm de berg aan data exponentieel groeit, maar verwijderen we ook wat er niet meer bewaart mag blijven conform wetgeving? Door dit eenmalig goed in te rechten, creëert u een retentiebeleid. Zo kunt u het aantal gigabytes van de digitale data ook weer terugdringen en daarmee kosten besparen. En, niet geheel onbelangrijk, voldoen aan wet- en regelgeving.
Hybride werkomgeving
Een groeiende trend is het flexibel werken in een hybride werkomgeving. Sinds de coronapandemie is er een groep mensen ontstaan die het als prettig hebben ervaren om vanuit huis te werken. Een groot aantal bedrijven speelt in op deze trend door de hybride werkomgeving zo efficiënt mogelijk in te richten. Door te digitaliseren zorgt u ervoor dat beschikbare documenten voor iedereen toegankelijk zijn en werknemers zich niet op een specifieke locatie hoeven te bevinden om informatie te raadplegen. Bovendien kunnen meerdere mensen tegelijk met dezelfde documenten werken. Dit bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie. Het aantrekkelijk maken voor werknemers om vanuit huis te werken brengt als bijkomend voordeel dat er minder reiskostenvergoeding hoeft worden uitgekeerd. Minder verkeer is ook nog eens goed voor het milieu!
Tijdsbesparing
Wanneer documenten digitaal zijn, is de volgende stap om structuur te brengen aan die berg data. Dit is een investering in tijd en geld, maar zodra deze stap is voltooid, verdient u dat zo weer terug. Documenten kunnen sneller geraadpleegd worden en er kan een autorisatiestructuur aangebracht worden. Aan een berg data zonder structuur heeft u niet veel, maar zodra deze structuur is aangebracht kunt u er onvoorstelbaar veel waardevolle informatie uithalen. Denk bijvoorbeeld aan medische onderzoeken die zijn verricht, die u nu eenvoudiger kunt koppelen aan een ander medisch onderzoek. Verbanden zijn snel te leggen en zoekopdrachten zijn met één muisklik verricht. Dit bespaart tijd, komt de betrouwbaarheid ten goede en levert uiteindelijk kostenbesparingen op. Een win-win dus.
Het digitaliseren van dossiers en het op een juiste manier digitaal archiveren kan veel voordelen opleveren. Benieuwd naar de kostenbesparing voor uw bedrijf op de lange termijn? Wij geven graag vrijblijvend advies. Neem contact met ons op.
