Eind vorig jaar is de verbouwing van een lege ruimte bij Archive-IT begonnen. De ruimte is omgebouwd tot een volledig geconditioneerde opslagruimte voor archiefmateriaal; ook wel archiefruimte genoemd. Een archiefruimte mag pas zo genoemd worden als het aan de eisen van de Archiefwet voldoet. Wij leggen het uit!
De Archiefwet
De archiefwet is de belangrijkste wet van de Nederlandse overheid voor de voorziening van informatie. De Archiefwet van 1995 regelt het beheer en de toegang van overheidsarchieven. In deze wet is de bewaartermijn van overheidsstukken opgenomen. Maar ook de verzorging en toegankelijkheid, regels met betrekking tot uitlenen en overdracht van eigendom, openbaarheid van overheidsinformatie en het overbrengen van overheidsstukken naar een bewaarplaats. Op grond van de Archiefwet dient elke overheid te beschikken over een archiefruimte en een archiefbewaarplaats. Dit geldt niet alleen voor analoge informatie, maar ook digitale informatie.
Overeenkomsten en verschillen eisen archiefruimte en archiefbewaarplaats
Waarschijnlijk vraagt u zich af van wat is nu eigenlijk het verschil tussen een archiefruimte en een bewaarplaats. Over het algemeen zijn er meer overeenkomsten dan verschillen. Beide zijn zowel analoog als digitaal beschikbaar. Voor de analoge opslag dient de ruimte aan verschillende eisen te voldoen. De eisen voor een archiefbewaarplaats zijn strenger dan die voor een archiefruimte. Dit heeft te maken met het feit dat de documenten die langer dan 20 jaar bewaard worden terecht komen in een archiefbewaarplaats. Daarvoor zijn deze documenten opgeslagen in een archiefruimte. Het gebouw waarin de ruimte is gevestigd is niet gelegen in een omgeving waar extreme overlast van luchtvervuiling is en brand- of overstromingsgevaar. De ruimten dienen te beschikken over zowel brand- als watermelders.
Een belangrijke eis waar beide ruimten aan moeten voldoen zijn klimaateisen. Een van de belangrijkste eisen is de temperatuur. Die moet namelijk tussen de 16 en 20 graden Celsius zijn (met een maximale overschrijding tot 25 graden Celsius van tien etmalen per jaar). Een andere belangrijke klimaateis is de luchtvochtigheid – variërend tussen 30% en 55%. Deze klimaatomstandigheden moeten continu gemeten en gemonitord worden en deze apparatuur mag zich niet in de ruimte zelf bevinden.
De ruimten hebben geen ramen en zijn gemaakt van kwaliteitsbeton. Zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats hebben dezelfde regels voor de vloerbelasting, deze is berekend op een gewicht van 10 kN/m2, bij een inrichting met 7 legborden boven elkaar en een onderlinge afstand van 35 cm. Daarnaast zijn er regels voor scheiding met andere ruimten. Voor een archiefruimte geldt; steenachtig materiaal met een minimale brandweringstijd van 60 minuten volgens NEN6096. Beide ruimten moeten voorzien zijn van brandkleppen gecertificeerd volgens NEN6077 en mogen niet beschikken over roosters of andere tussenvloeren.
Archiefruimte Archive-IT
De reden voor Archive-IT om deze nieuwe Archiefruimte te bouwen, is de toenemende vraag vanuit gemeenten en overheidsinstanties voor de opslag van hun archiefmateriaal. Het gaat veelal om archiefmateriaal dat zeer lang tot zelfs oneindig bewaard dient te worden. Gemeenten krijgen steeds meer te maken met ruimtegebrek binnen hun eigen archief, of eigen ruimten die niet (meer) aan deze strenge regeling voldoen. Door het archief bij Archive-IT te plaatsen in een volledig geoutilleerde ruimte die voldoet aan alle eisen die de Archiefwet stelt, kan de tijdsperiode van 20 jaar overbrugt worden voordat het materiaal naar een Archiefbewaarplaats moet. Efficiënt én toegankelijk!
Daarnaast zien we ook een toenemende vraag van gemeenten die fuseren. In de ideaalsituatie worden de archieven van deze gemeenten bij elkaar gebracht en vanaf één locatie beschikbaar gemaakt voor alle geautoriseerde gebruikers binnen de fusie. In de huidige archiefruimten van de gemeenten zelf is daar vaak geen ruimte voor. Archive-IT biedt hiervoor de oplossing.
Meer weten? Neem contact met ons op!
