Software as a Service (SaaS) is een vorm van Cloud Computing; we maken er bijna allemaal dagelijks gebruik van. Toch heeft men regelmatig twijfels over deze vorm van software bij de aanschaf van een nieuw pakket. Waarom is die twijfel er als we hier reeds zoveel gebruik van maken en het wereldwijde gebruik alleen maar groeit? Daarom licht ik een aantal vragen uit (met de antwoorden!) die u kunnen helpen in de zoektocht die Cloud Computing heet.
Waar worden mijn gegevens opgeslagen?
De dossiers en de informatie die daartoe behoort wordt opgeslagen in een Datacenter. Datacenters zijn gespecialiseerd in het opslaan van data en treffen alle noodzakelijke voorzieningen. Check daarom ook voorafgaand aan het afsluiten van een contract met welk datacenter en service provider u te maken krijgt, welke maatregelen zij treffen en welke certificering zij in hun bezit hebben.
Hoe veilig is Cloud Computing nu eigenlijk?
Ook hier geldt weer, ga goed na of de partner waarmee u wil gaan samenwerken de juiste certificering bezit. ISO 27001 (informatiebeveiliging) is hiervoor een hele belangrijke. Een tip is om eens met de Security Officer van gedachten te wisselen om te ontdekken wat er allemaal aan digitale beveiliging en versleuteling van data wordt gedaan. Ga na of de getroffen organisatorische en technische maatregelen ook periodiek worden beoordeeld en waar nodig bijgesteld. Bij Archive-IT werken we bijvoorbeeld samen met gerenommeerde beveiligingsbedrijven; zij proberen periodiek onze software ‘ethisch’ te hacken, zodat eventuele kwetsbaarheden op tijd gesignaleerd worden. Een 100% garantie kan niemand geven, maar dat kunt u zelf bij fysiek of lokaal werken ook zeker niet. Het moet in ieder geval duidelijk zijn dat alles op alles gezet wordt om de hoogst haalbare veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat is nu écht het grote voordeel van werken in de cloud?
Los van de verbetering omtrent informatiebeveiliging, is het echt een groot voordeel dat u kunt werken waar u ook bent en wanneer u ook maar wil. Dat biedt kansen en een vergroting van efficiency en productiviteit. Er kan exact worden geregeld wie toegang heeft tot welke informatie. Daarnaast scheelt het een hoop werk dat alle updates automatisch worden doorgevoerd op afstand, je altijd de laatste versie hebt, geen interne kosten hebt aan servers en heel eenvoudig kunt op- en afschalen. Op deze manier kunnen ICT-beheerders zich concentreren op andere belangrijke taken binnen de eigen organisatie.
Ben ik altijd afhankelijk van een internet verbinding?
Voor het gebruiken van een cloud-dienst bent u afhankelijk van een internetverbinding. U krijgt immers toegang door slechts naar een URL te gaan en daar in te loggen. Dus ja, internet is een vereiste om gebruik te kunnen maken van software in de cloud. Bij Archive-IT hebben we een iPad app ontwikkelt, waarmee het wel mogelijk is om zonder internet bij de informatie te kunnen. Het is dan zaak dat er van te voren een dossierbundel wordt klaargezet, welke u op de iPad kunt meenemen naar een locatie zonder internetverbinding. Zodra er weer een internetverbinding beschikbaar is, worden alle wijzigingen die in de tussentijd gemaakt zijn, automatisch gesynchroniseerd naar uw ‘digitale archief’.
Kom ik met onverwachte kosten in aanraking?
Op ICT gebied kunt u juist kosten besparen. Dit heeft voornamelijk te maken met het feit dat uw ICT-afdeling geen aanschafkosten meer heeft op hardware, geen onderhoud meer hoeft te plegen en updates hoeft door te voeren. Onverwachte kosten zijn niet meer aan de orde, u wordt immers ontzorgd op deze vlakken. Het gebruiken van een cloud-dienst is juist heel eerlijk. U betaalt voor feitelijk gebruik en het aantal gigabytes aan opslagcapaciteit dat u nodig heeft. Dus hoe meer users, hoe meer u betaalt.
Heeft u nog meer vragen over werken in de cloud? Neem dan gerust contact op met onze Security Officer!
