Binnen een organisatie bevinden zich veel documenten met een verplichte bewaartermijn. Het is belangrijk om deze regels na te streven. Wanneer informatie niet compleet of zelfs zoek is, kunnen moeizame juridische processen het gevolg zijn. Het reduceren van deze risico’s is mogelijk door documentmanagement toe te passen op een gedifferentieerd niveau.
Bewaartermijn documenten
Wetgeving bewaartermijnen
Documenten structureren en op de juiste wijze bewaren, is behoorlijk tijdrovend. Zelfs dan is de vraag of de informatie op een later tijdstip makkelijk teruggevonden kan worden. Voor de organisaties die nog altijd een papieren archief hebben, neemt het veel ruimte in beslag en is het maar de vraag of de wettelijke bewaartermijnen in acht gehouden (kúnnen) worden. Eigenlijk is dat digitaal niet anders, want ook daar is bij veel organisaties het overzicht zoek. Hoe zit dat nu eigenlijk met bewaartermijnen?
Let op: op deze regels zijn veel uitzonderingen, een aantal delen van het dossier dienen korter of juist langer bewaard te worden.
Er zijn veel soorten documenten en ieder type kent zijn eigen wettelijke bewaarplicht. Enkele voorbeelden van de bewaartermijnen:
- Financiële documenten: 7 jaar;
- Medische dossiers: 20 jaar na de laatste wijziging;
- Personeelsdossiers: het gehele dossier dient maximaal 7 jaar na beëindiging dienstverband bewaard te worden;
- Zaakdossiers advocatuur: 5 jaar na afsluiten van de zaak.
Gedifferentieerde aanpak
Wij adviseren om goed in kaart te brengen over welk soort informatie de organisatie beschikt en welk onderscheid het best gemaakt kan worden. De gedifferentieerde aanpak houdt in dat actuele dossiers, zoals personeelsdossiers van de huidige medewerkers, evenals medische dossiers van patiënten uit de afsprakenportal, gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar worden gesteld via de software van Archive-IT. Digitaal kunt u eenvoudig bewaartermijnen toekennen aan documenttypen, indien u de juiste software gebruikt. In de applicatie AIR is dit bijvoorbeeld heel eenvoudig te realiseren. U bepaalt, eventueel samen met een consultant, welke documenttypen er bestaan en welke bewaartermijn hier aan gekoppeld moet worden. De software zal na het verstrijken van de bewaartermijn een lijst ter vernietiging samenstellen. Veilig en vertrouwd.
Om kosten te besparen worden de overige (minder actuele) dossiers, die bijna niet geraadpleegd worden, opgeslagen in ons beveiligde archiefpand. Zodra een dossier nodig is, kan dit via de software worden aangevraagd door middel van Scanning on Demand. Aanvragen is ieder moment van de dag mogelijk. Op deze manier bespaart u kosten door niet meteen alles te digitaliseren. Bij de registratie van de dossiers kan er tevens een bewaartermijn worden meegenomen. Zo kunt u, ook op de papieren dossiers, een gedegen vernietigingsbeleid toepassen. Ieder jaar kunt u eenvoudig een lijst uitdraaien van welke dossiers de bewaartermijn verstreken is en deze vervolgens vertrouwelijk laten vernietigen.
Kostenefficiënt
Door gebruik te maken van de gedifferentieerde aanpak gaat u kostenefficiënt met de documentatie om en kunt u de bewaartermijnen van de documenten eenvoudig beheren. Zo blijven de documenten niet langer bewaard dan nodig, gaat er geen informatie verloren en kunt u te allen tijde de juiste informatie terugvinden. Een investering van deze aard zal op termijn zeker terugbetaald worden.
De verschillende bewaartermijnen van het archief worden vastgesteld door u, op basis van de wettelijke- of bedrijfsmatige bewaartermijnen. Vervolgens worden deze verwerkt in de software en processen, zodat u altijd op de hoogte bent wanneer deze termijn is verstreken. Dit kunnen wij, indien gewenst, meenemen in ons vernietigingsbeleid.
