Het Nederlandse familiebedrijf AFAS Software automatiseert sinds 1996 bedrijven en organisaties uit alle branches met complete en moderne online bedrijfssoftware. Archive-IT heeft in samenwerking met AFAS voor APT Kurvers een complete digitale werkomgeving gecreëerd.
Samenwerking
Archive-IT en AFAS hebben, in nauwe samenwerking, de mogelijkheid verzorgd dat APT Kurvers in Roermond over heeft kunnen stappen naar een digitale werkomgeving. Het partnership tussen Archive-IT en AFAS zorgt ervoor dat organisaties optimaal ondersteund worden op het gebied van het digitaal toegankelijk maken van informatie en het ter beschikking stellen van deze informatie aan gebruikers in organisaties. Een compleet overzicht van alle gegevens die allemaal vanuit één systeem toegankelijk zijn.
Koppeling
Archive-IT heeft een koppeling ontworpen, waardoor gescande informatie via AFAS beschikbaar is. De ERP software van AFAS zorgt ervoor dat alle administratieve processen – van Financieel, HRM tot Logistiek- volledig geautomatiseerd worden in één en hetzelfde softwarepakket. Daardoor heeft de klant altijd volledig inzicht in de bedrijfsvoering. Het is opgebouwd uit los verkrijgbare modules, waardoor het mogelijk is alles flexibel in te richten. Op deze wijze sluit het naadloos aan bij de wensen en behoeften van de organisatie.
“Het import proces is vlekkeloos verlopen bij APT Kurvers en het mooie is dat de klant tijdens de import live de data zag binnenkomen”, vertelt Maurice Sanders, Manager Security & IT Development. Na het scanproces bij Archive-IT kan de koppeling opgestart worden. De koppeling vraagt de gegevens om de dossiers te koppelen en de OCR functie kan geactiveerd worden, waarna de dossiers overgezet worden naar AFAS. Door deze koppeling is een eenvoudige integratie met Archive-IT mogelijk.
In de praktijk bij APT Kurvers
“In de praktijk zie je vaak dat organisaties pas na de invoering van een centraal systeem gaan nadenken over de manier waarop ze papieren informatie binnen dat systeem toegankelijk willen maken”, zegt Marc Polmans van Archive-IT. “Hierdoor ontstaat een hybride situatie waarin een deel van de informatie is terug te vinden in het software pakket en een ander deel in het papieren archief. Dit dwingt mensen om te kiezen. En vaak kiezen ze dan toch weer voor het vertrouwde papieren dossier, waar ze jarenlang zo prettig mee gewerkt hebben. Het gevolg: ze printen alle informatie uit en voegen het toe aan het papieren dossier.”
Belangrijk is dat alle informatie wordt ontsloten in één systeem en dat is nu voor APT Kurvers mogelijk met de koppeling van Archive-IT. Archive-IT realiseert dit door de unieke combinatie van dienstverlening en ICT-oplossingen naadloos aan te sluiten bij de doelgroep. Op deze manier wordt er een gedegen fundament gelegd voor de acceptatie van een nieuw digitaal systeem. Een professionele aanpak die zich al ruimschoots bewezen heeft; AFAS en Archive-IT bundelen beide krachten om een zo eenvoudig en compleet mogelijke oplossing voor organisaties aan te kunnen bieden. APT Kurvers kan op deze manier vanuit haar eigen vertrouwde software systeem blijven werken en heeft daarbij nu ook toegang tot alle informatie, zonder wéér aan een nieuw systeem te moeten wennen. Gebruiksgemak van het hoogste niveau!
De overgang van papier naar digitaal was nog nooit zo eenvoudig!